Come creare un report con Excel

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

I report sono degli strumenti molto utili ed utilizzati nelle aziende, poiché consentono di registrare e rendere facilmente consultabili tanti dati numerici con un solo colpo d'occhio. Di solito si usano per determinare l'andamento delle vendite, i costi, i risultati raggiunti dall'azienda stessa e altri dati di varia natura. Uno dei programmi più semplici e immediati da utilizzare per creare un report, è senza dubbio Microsoft Excel e, in questa guida, vedremo come utilizzarlo al meglio.

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Solitamente il report è composto da tre parti: una parte descrittiva, costituita da un testo, una parte numerica, solitamente strutturata in tabelle, e una parte grafica, che spiega il contenuto delle tabelle in modo immediato. Indubbiamente Excel è lo strumento ideale per le parti numeriche e grafiche.

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La prima cosa da fare è togliere la griglia di sfondo con le celle ed impostare la pagina per la stampa per avere sempre presente la dimensione del foglio e la distribuzione del contenuto. Decidere in seguito dove inserire le tabelle e i grafici, strutturando le tabelle e facendo attenzione alla loro formattazione e posizione. Impostare le dimensioni delle celle secondo le proprie esigenze e poi inserire il testo del report, centrandolo o allineandolo a sinistra.

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Per regolare la spaziatura tra le linee, basta modificare l'altezza delle righe; mentre per andare a capo all'interno di una cella, bisogna premere i pulsanti ALT e INVIO contemporaneamente. I grafici possono essere sia spostati che ridimensionati a piacimento senza tener conto delle celle sottostanti; si tratta degli elementi gestibili con maggiore semplicità. Ovviamente il vantaggio nella strutturazione del report in Excel è nel poter collegare l'elemento Grafico e Numerico automaticamente in modo parametrico.

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Si noti che, poiché tutte le celle sono variabili e il risultano di un calcolo può cambiare a seconda dei fattori inseriti, la relazione di sintesi utilizza i loro nomi di intervallo al posto dei loro riferimenti di cella. Inoltre, quando lo scenario Manager genera una relazione di sintesi, delinea automaticamente i dati di sintesi, creando così due livelli verticali: uno per le celle variabili e un altro per le celle di risultato. Dopo aver generato un report di riepilogo, è possibile salvarlo facendo clic sul pulsante di comando Salva che si trova sulla barra di accesso rapido (Ctrl + S) e/o stamparlo facendo clic sul pulsante di comando Stampa rapida (Ctrl + P).

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