Come fare la stampa unione

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Come tutti noi sapiamo, al giorno d'oggi stampare un documento è un'operazione molto semplice, tanto che chiunque è in grado di compiere questa azione. Non tutti però sanno cosa è la stampa ad unione: proprio come la tradizionale stampa, la stampa ad unione è una funzionalità di grande utilità, ma che non tutti sanno eseguire. Rispetto alla stampa comune che viene effettuata su un documento, questa funzionalità ci permette di fare una stampa di un file standard, dove però a ogni ciclo di stampa sono effettuate delle modifiche. In questa semplice e breve (ma allo stesso tempo utile ed interessante) guida, approfondiremo passo dopo passo questa funzione di stampa, per scoprire quali sono i vantaggi ed in che modo possiamo sfruttarla a nostro favore.

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Occorrente

  • Computer portatile o fisso.
  • Microsoft Word.
  • Microsoft Excel.
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A cosa serve la stampa unione

Innanzitutto, è lecito porsi una domanda di curiosità: esattamente, a cosa serve e come si esegue la stampa a unione? Come abbiamo precedentemente accennato, la stampa ad unione ci consente di unire due file diversi, ad esempio un file di testo e un file di Excel, ed è usata per stampare lo stesso documento più volte con alcuni dati modificati a ogni ciclo di stampa, essa risulta un po' più complicata da eseguire, ma semplifica e velocizza di molto il nostro lavoro. Questo tipo particolare di stampa ad unione è una funzionalità aggiuntiva di molti editor di testo, uno dei software più diffusi che possiede questa funzione è Microsoft Word Office.

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Esempio pratico

In questo passo, ho deciso che vedremo un esempio pratico per poter comprendere al meglio il concetto di funzionamento della stampa ad unione. Ad esempio, supponiamo che un'azienda debba stampare una lettera uguale per tutti i suoi dipendenti, quindi, l'azienda crea la sua lettera e la salva, l'unica modifica da fare a ogni testo, sono i connotati dei lavoratori, la modifica dei connotati si potrebbe fare manualmente a ogni stampa, oppure, si potrebbe usare la stampa a unione per automatizzare il processo.
Cerchiamo, a questo punto, di addentrarci nei particolari di questa azione di stampa, e di capire come eseguire questo tipo di stampa ad unione.

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Gli spazi

Prima di tutto, dobbiamo realizzare il nostro documento di interesse: è molto importante lasciare sempre degli spazi vuoti nei punti all'interno dei quali volete inserire i dati aggiuntivi (ad esempio: Gentile signor la invitiamo a, eccetera eccetera...). Poi, dopo aver salvato il file, non vi resta che creare una tabella in Excel con i differenti nominativi, gli indirizzi oppure quello che sia; dopodiché, salvate il file. Successivamente, recatevi di nuovo sulla vostra lettera e dal menù strumenti di Word cliccate su lettere e poi su creazione guidata, quindi, andate avanti e spuntate la voce inizia da un modello, caricate il vostro file Excel, ora non dovete fare altro che cliccare su aggiungi campi unione. Per farlo correttamente, posizionatevi nel punto dove inserire il campo (ad esempio: dopo Gentile signor) e cliccate sulla voce "aggiungi", dalla tabella che apparirà selezionate cosa inserire in quel campo e aggiungetelo. Dopo aver inserito tutti i campi, cliccate unisci in un nuovo documento e il gioco è fatto! Vi assicuro che quest'opzione è utilissima e può farvi risparmiare una miriade di tempo. Non mi resta che augurarvi buon lavoro!

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