Come organizzare un archivio di documenti

Difficoltà: facile
Come organizzare un archivio di documenti
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Introduzione

Hai bisogno di organizzare un archivio nel tuo ufficio e non sai da dove iniziare? Vorresti sistemare il tuo ufficio da tutte le cartacce e creare un archivio dove trovare tutte le pratiche con facilità quando ne avrai bisogno? Purtroppo, quando si ha a che fare con documenti cartacei c'è il rischio di ritrovarsi immersi in centinaia di cartelle e non sapere ad un certo punto dove sistemarle, oppure andarle a cercare perché sparse chissà dove nell'ufficio. Organizzare un archivio ti faciliterebbe i compiti. In questa guida voglio infatti spiegarti, con pochi semplici passi, come organizzare un archivio di documenti, in maniera efficace e pratica.

Come organizzare un archivio di documenti
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Come prima cosa misurare lo spazio del vostro ufficio destinato al vostro archivio in modo da poter comprare una libreria o degli scaffali metallici che vi serviranno per l'archiviazione. Dopo aver montato il tutto, con carta e penna scrivete tutte le lettere dell'alfabeto e incollatele sui bordi della vostra libreria. Per fare un lavoro più elegante e pulito potete sempre scriverle al computer e seguire l'operazione precedente.

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Successivamente prendete tutte le pratiche e in base al nome della pratica, al cognome del tuo assistito o comunque ad un tuo sistema di archiviazione sistema la pratica stessa nello scaffale giusto. Ricordati di sistemare il tutto in ordine alfabetico in modo da accelerare le operazioni per il ritrovo della pratica. Esistono svariati metodi di archiviazione, il più semplice è sicuramente quello per ordine alfabetico, ma potreste comunque decidere di archiviare i vostri documenti in base ad un codice numerico, o al tipo di pratica che tratta il documento specifico. Insomma la scelta sta a voi.

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In base al tipo di pratica hai un tempo minimo di archiviazione, passato l'obbligo potrai anche cestinare le pratiche, quindi potresti anche crearti un archivio cartaceo con la data di inizio pratica. Ricordati inoltre di far pulire sempre gli scaffali per evitare di trovare la pratica dopo un paio di anni con muffa o tanta polvere. Se invece vuoi un archivio più pulito e ordinato in cui tieni solo i documenti più aggiornati e vuoi fare spazio negli scaffali, eliminando le vecchie pratiche, ma comunque conservandone una copia, puoi sempre scansionare periodicamente la pratica che vuoi eliminare. Avrai così una copia su computer, che potrai sempre ristampare a tuo piacimento, e spazio negli scaffali. Se invece desideri avere un sistema di archiviazione più pratico e veloce, sicuramente avere un archivio digitale sarà la soluzione migliore. Infatti se avrai organizzato bene i nomi delle cartelle e delle sottocartelle, scrivendoti un file word con tutto l'elenco, ti sarà più comodo e semplice andare a ripescare il file desiderato con più rapidità. L'unico inconveniente è il tempo che perderai per scansionare tutti i documenti, ma alla fine avrai certamente dei risultati più che soddisfacenti. Non mi resta che augurarti buon lavoro.

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