Come utilizzare i filtri in Microsoft Excel

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Come utilizzare i filtri di Microsoft Excel per visionare ed analizzare i dati di un database. Utilizzo della funzione "Filtro automatico", impostazione dei parametri d'interesse e lettura dei risultati. La guida utilizza MS Excel 2003, tuttavia i contenuti sono applicabili anche nelle versioni precedenti e successive del software. Vediamo quindi insieme in questa guida come utilizzare i filtri in microsoft excel.

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Occorrente

  • Microsoft Excel
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Microsoft Excel è un programma prodotto da Microsoft, dedicato alla produzione ed alla gestione dei fogli elettronici. È parte della suite di software di produttività personale Microsoft Office, ed è disponibile per i sistemi operativi Windows e Macintosh. È attualmente il foglio elettronico più utilizzato. La schermata iniziale di Excel mostra un foglio di calcolo composto da colonne (contrassegnate dalle lettere A, B, C...) e da righe (contrassegnate dai numeri 1, 2, 3...). L'intersezione di una riga con una colonna forma una cella (contrassegnate sempre prima dalla colonna, poi dalla riga: A1, B3, C4,...), all'interno della quale si può inserire un valore od una funzione. I valori che si possono inserire sono di tipo alfanumerico, mentre le funzioni si esprimono tramite le formule.

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Crea o apri un database che rispetti le caratteristiche richieste da MS Excel.

Le richieste principali del software sono le seguenti:

- le intestazioni devono occupare la prima riga del foglio di lavoro;

- non devono esserci righe o colonne completamente vuote.

Nell'esempio, lavoriamo su un database che contiene i nomi, i cognomi, la città di residenza e l'età di alcune persone (ad esempio, i dipendenti di un'azienda).

Continua la lettura
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Posizionati sulla cella A1 del foglio di lavoro e, dalla barra dei menù, nella parte alta dello schermo, seleziona il menù "Dati", poi posizionati sulla voce "Filtro" e, dalla tendina che apparirà, seleziona "Filtro automatico".

Vedrai apparire, nella cella corrispondente all'intestazione di ogni singola colonna, un piccolo quadratino grigio, contenente una piccola freccia nera rivolta verso il basso.

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È giunto il momento di selezionare le caratteristiche dei record che stai cercando: un record è una singola riga del database, che contiene, nel caso dell'esempio, i dati di una persona. Per attivare il primo filtro, clicca su una delle freccette nere su sfondo grigio che ti sono comparse nella cella d'intestazione di ciascuna colonna e poi, dal menù a tendina, seleziona la voce di tuo interesse.

Nell'esempio, selezioniamo la voce "Rossi", per ottenere l'elenco degli utenti con questo cognome.

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Ecco il primo risultato del nostro filtro.

Per ottenere un risultato ancora più dettagliato, applichiamo un secondo filtro, da incrociare al primo.
Nell'esempio decidiamo di cercare gli utenti che, oltre a chiamarsi Rossi, vivono nella città di Ravenna.
Per fare questo, posizioniamoci sul quadratino grigio con la freccina nera presente nell'intestazione della colonna città, e selezioniamo la voce "Ravenna".

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Ed ecco il risultato che cercavamo!

Microsoft Office ha estratto per noi i record del database che rispondevano alle caratteristiche selezionate nel filtro.
Ricorda che se nel nostro esempio, che conteneva solo una manciata di record, l'applicazione del filtro risulta di scarso interesse, perché i dati sono facilmente analizzabili anche a prima vista, questo potente strumento risulta estremamente utile per l'estrazione di informazioni da database di centinaia o migliaia di record.

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