5 consigli per organizzare al meglio la posta elettronica

Oggi avere un indirizzo di posta elettronica o più di uno è decisamente frequente. C'è chi possiede un'email generica per tutto e tutti, altri invece ne creano una specifica per ogni occasione. Ad esempio per rimanere in contatto con amici, usare servizi online, fare acquisti, inserirsi in programmi di messaggistica istantanea e social o ovviamente per lavoro. In ambo i casi, la mole di informazioni che si riceve, a volte utile altre no, è abbastanza grande da richiedere un minimo di ordine. Ecco dunque cinque consigli essenziali per organizzare al meglio la posta elettronica, e non rischiare di venirne sopraffatti.

I servizi di posta elettronica sono numerosissimi, la maggior parte gratuiti, alcuni con un client separato ossia un programma che gestisce la posta in una finestra differente al browser, altri consultabili solo via browser, ed altri ancora dotati di comode versioni in app per i nostri smartphone. Prima di organizzare al meglio la posta elettronica dunque, un consiglio importante è quello di scegliere a monte il servizio ideale per le nostre esigenze. Alcune caselle di posta sono più efficaci nella gestione dello spam, altre più personalizzabili a livello estetico, alcune più semplici e intuitive, altre infine semplicemente più facili da ricordare nel nome dell'indirizzo stesso. Stabiliamo prima i parametri che più ci piacciono. Proviamo poi tutti i vari servizi più popolari per qualche giorno e quindi, scelto il più adatto, iniziamo ad organizzarci.

Moltissimi servizi di posta elettronica offrono come sistema di base la possibilità di creare cartelle o apporre etichette, per organizzare al meglio la posta in arrivo a seconda del contenuto o del mittente. Questa è una delle strategie base per iniziare a gestire in maniera ordinata la propria casella. I consigli in merito sono di creare un numero adeguato di cartelle o etichette, ed abilitare lo smistamento delle mail ad ogni specifica sezione. Così facendo, non le avremo tutte sparse alla rinfusa e mescolate nella sola cartella della posta in arrivo.

Sebbene al giorno d'oggi quasi tutti i servizi di posta elettronica sappiano gestire al meglio lo spam (la piaga delle email autogenerate a scopo pubblicitario o peggio truffaldino), spesso veniamo sommersi di newsletter. Ossia le iscrizioni regolarmente fatte alle news quando ci registriamo ad un sito, o un servizio. Spesso e volentieri sono email lecite e innocue, ma contenenti aggiornamenti o informazioni non rilevanti o pubblicità. Al termine di ogni mail dovrebbe essere presente un pulsante per la disiscrizione dal servizio di newsletter: effettuiamola per ridurre la mole di email inutili in ingresso.

Per organizzare al meglio la posta elettronica, i consigli non riguardano solo le mail in arrivo ma anche quelle già lette e smaltite da tempo. Lasciarle per anni sul fondo delle cartelle o della casella non è una buona strategia. Moltissimi servizi di posta offrono la sezione archivio adibita a salvare ed archiviare le vecchie email. Così sarà facile sfoltire le altre cartelle destinate alla nuova posta.

Infine, il consiglio più banale ma spesso trascurato per pigrizia, è quello di mantenere pulita la casella di posta elettronica. Se una mail non serve e non merita un posto in archivio, procediamo ad eliminarla subito. Non lasciamo dunque che si accumulino centinaia di mail spazzatura la cui rimozione comporterebbe un lavoro estenuante di ore che probabilmente non eseguiremmo mai.

• Vi sono plugin, ossia servizi aggiuntivi per il browser che permettono di controllare e gestire velocemente le email dalla barra in alto con tanto di comode notifiche a scomparsa.

• Come gestire la posta elettronica e non sprecare tempo