5 errori comuni che si fanno quando si scrive una mail

Tramite: O2O 14/10/2021
Difficoltà: media
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Introduzione

Le email, già da molti anni, hanno sostituito in tutto o in parte le tradizionali lettere, quelle che venivano scritte di proprio pugno, su carta e con la penna, oppure con la macchina da scrivere. La posta elettronica si contraddistingue dunque per essere un mezzo di comunicazione facile e veloce, in grado di raggiungere il destinatario praticamente in tempo reale. Pur tuttavia, esistono delle specifiche regole che è sempre opportuno seguire per inviare una email perfetta. In questa guida vogliamo dunque illustrarvi i 5 errori più comuni che si fanno quando si scrive una mail. Vediamo di cosa si tratta e il modo più efficace per evitarli.

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Omettere l'oggetto della mail

Uno degli errori più comuni che si possono fare quando ci si appresta ad inviare una mail, è quello di dimenticare di scrivere l'oggetto della mail stessa, ossia il suo titolo. È questo un errore molto grave che, nella maggior parte dei casi, viene commesso dal mittente per scarsa attenzione o per eccessiva fretta. Una mail senza l'oggetto è sempre una mail "monca", che rischia dunque di ingenerare confusione in chi la riceve. La email, al contrario, deve sempre indicare, fin da subito, quale sarà il suo contenuto, l'argomento di cui si parla, dunque l'apposizione dell'oggetto risulta sempre essere fondamentale.

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Mantenere la dizione "Re"

Molto spesso si dimentica di eliminare o cancellare la dizione "Re" dal titolo (o oggetto) della mail. Spesso, infatti, quando si risponde ad una email, si tende a lasciare invariato il titolo originario. Ciò provoca la stesura e l'inoltro di una catena di email che hanno titolo ?Re?, ovvero replay. In questo modo sarà davvero complicato ripescare, dall'enorme quantità di email ricevute, proprio quella che interessa. L'indicazione in questi casi è quella di aggiungere informazioni al titolo, in modo da rendere più agevole l?individuazione dell?email che vi interessa.

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Comporre una mail troppo lunga

Un altro errore che soprattuto i "logorroici" fanno, è quello di scrivere una mail con un testo troppo lungo. Va detto che la posta elettronica rappresenta uno strumento che, sempre, deve contraddistinguersi per la sua rapidità e velocità, anche nello stile comunicativo. Ecco perché un'eccessiva lunghezza generale del testo può produrre fastidio e contrarietà nel destinatario che, magari, proprio a causa dell'esagerata pesantezza del contenuto della mail, sarà istintivamente portato a non leggerla o a farlo con molta distrazione e superficialità. Ricordate dunque che il testo della mail è fondamentale: sarà proprio come il vostro biglietto da visita e, dunque, dovrà essere curato fin nei minimi dettagli. Chiarezza espositiva, sintesi e corretto italiano, saranno sempre le armi vincenti per spedire una mail perfetta.

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Scrivere un'introduzione eccessivamente prolissa

Vi è poi un altro grave errore che, in un certo senso, può essere collegato a quello relativo all'eccessiva lunghezza generale della mail. Si tratta dello sbaglio che si commette quando si scrive una mail con una introduzione troppo lunga o prolissa. Questo scoraggia il destinatario a leggerla e lo confonde fortemente, tanto da non fargli più comprendere quale sia l'oggetto specifico delle vostre richieste inoltrate via mail. Dunque occorre sempre scrivere una parte introduttiva priva di tecnicismi e formattata in modo da agevolarne la lettura. Nella vostra introduzione, dunque, evitate i lunghi giri di parole e, ove possibile, accorciate i periodi troppo lunghi e complessi.

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Mostrare troppa confidenza

Infine, esiste un altro errore che commettono quelli che potrebbero essere definiti i "neofiti" della comunicazione via mail. In particolare, ci stiamo riferendo a chi, quando deve inviare una mail di lavoro, si esprime con frasi eccessivamente confidenziali, a cominicare dal famoso "tu" con il quale ci si rivolge al destinatario della mail. Questo stile rischia di indispettire non poco chi riceve quella mail. Il consiglio, sopreattutto quando ci si appresta ad inviare una mail di lavoro, è quello di mantenere nel testo uno stile il più possibile impersonale. Questa fondamentale accortezza contribuirà a dare maggiore risalto e veridicità ai contenuti della vostra mail e sarà molto apprezzata da chi la dovrà ricevere.

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