Come assegnare attività ad altri colleghi con il programma Outlook

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

È di fondamentale importanza, per il corretto svolgimento di una attività, pianificare correttamente tutte le varie fasi di lavorazione. Generalmente in ogni attività ogni membro svolge un particolare compito ed è quindi importante gestire tutte le singole fasi per ottenere un lavoro ottimale. Per assegnare i vari compiti ai propri colleghi, arriva in aiuto un ottimo programma molto semplice da utilizzare chiamato "Outlook". Se siete interessati a questo argomento, e volete saperne di più in merito, non vi resta che continuare a leggere la seguente guida, dove vi sarà spiegato chiaramente come assegnare le attività ad altri colleghi utilizzando il programma Outlook.

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Occorrente

  • computer
  • programma outlook
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Il software Outlook, oltre alla possibilità di creare attività personali, ci consente di definire attività da delegare ad altre persone. La prima cosa da fare è aprire il programma cliccando due volte con il tasto destro del mouse sull'apposita icona presente sul desktop, o dal menù start. Dal menu File di Outlook fate clic sul comando "Nuovo" e scegliete la voce "Richiesta attività". La finestra di dialogo per la creazione dell'attività delegata è quasi identica a quella dell'attività personale, con in più la possibilità di specificare la persona che è delegata facendo clic sul pulsante "A...".

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L'opzione "Mantieni una copia aggiornata di questa attività nell'elenco Attività" ci permetterà di aggiungere l'attività tra quelle visibili nel nostro gruppo Attività (anche se contrassegnata dall'icona di Attività delegata), e quindi tenere facilmente sotto controllo i progressi dei vari lavori svolta nel tempo. È da annoverare inoltre l'opzione "Invia automaticamente un rapporto una volta completata l'attività", che offre al delegato la possibilità, al momento del completamento, di inviare un report riassuntivo dell'attività svolta, tramite posta elettronica, in modo da informarci se questa è stata completata correttamente, o se invece ci sono stati degli imprevisti.

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Se proprio non desideriamo attivare l'opzione che ci informa costantemente sull'avanzamento dell'attività, è certamente consigliabile almeno attivare questa ultima opzione, per conoscere quando il lavoro verrà finalmente completato. Seguendo questa guida, potremo monitorare costantemente tutte le fasi che compongono la nostra attività ed essere certi che il lavoro prosegua correttamente e nel rispetto della tempistica prevista. Non mi resta che augurarvi buon lavoro!

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