Come assicurarsi che una mail sia stata letta con Outlook

L'email è un servizio internet, nato nel 1971, attraverso cui un utente registrato può utilizzare per inviare e ricevere messaggi tramite un computer o dispositivo mobile. Inizialmente si contrappose alla posta ordinaria e cartacea per diventare ai giorni nostri un fondamentale e indispensabile strumento di lavoro che permette oltretutto di allegare file di ogni tipo assieme al messaggio. Le email hanno dato il via ai messaggi digitali, alla posta elettronica, vere e proprie lettere, ma non più stampate o scritte su carta, ma visibili e fruibili sullo schermo di un pc o di un dispositivo mobile. Una delle caratteristiche che diede il successo a questo nuovo modo di comunicare fu il tempo di ricezione della posta; mentre per quella cartacea il tempo di ricezione si stima in giorni, nella posta elettronica il tempo di ricezione si riduce a qualche secondo.
Ma quante email vengono inviate ogni giorno nel mondo? Le statistiche dicono oltre 250 miliardi! Una cifra stratosferica. Ma come facciamo a sapere se il destinatario della nostra email ha effettivamente ricevuto e aperto l'email? In questa guida vedremo come assicurarsi che una mail sia stata letta con il programma di posta Outlook di Microsoft.

• PC Windows o Mac
• Software di posta elettronica Outlook

Per prima cosa dovremo installare il programma Outlook, compreso nel pacchetto Office. Terminata l'installazione bisognerà aprire il software e configurare la nostra casella di posta elettronica inserendo le impostazioni fornite dal nostro provider (servizio email che ci ha fornito l'email). I più famosi sono: gmail.com, libero.it, yahoo.it, hotmail.it. Fatto ciò potremo procedere. In Outlook, il destinatario del messaggio può rifiutare di inviare le conferme di lettura, ma esistono altri scenari in cui tali conferme non vengono inviate di default, ad esempio se il programma di posta elettronica del destinatario non supporta le conferme di lettura. Non è possibile obbligare un destinatario ad inviare una conferma di lettura.

Nella barra del menù di Outlook, scegliamo "Strumenti" e la voce "Opzioni". Dal pannello che si apre andiamo in "Posta Elettronica" e successivamente "Opzioni di Posta Elettronica"; da qui selezioniamo la voce "Gestione messaggi" e poi "Opzioni di verifica". Qui ci troveremo di fronte a due scelte: "Conferma di Lettura" e "Conferma di recapito". La differenza tra le due opzioni è semplice: la conferma di recapito ci invierà una email di conferma non appena il programma di posta elettronica del destinatario avrà effettivamente scaricato la nostra email nel suo database. La conferma di lettura invece, ci invierà una email di conferma non appena il destinatario avrà effettivamente aperto la nostra email, visualizzando il testo da noi scritto ed eventuali allegati ad esso collegato. Il monitoraggio non viene visualizzato finché non è stata ricevuta almeno una ricevuta. Dopo aver ricevuto la prima ricevuta nella Posta in arrivo, potrebbero essere necessari diversi minuti prima che il pulsante di monitoraggio sia disponibile. Per rendere il lavoro più semplice, prendiamo in considerazione la possibilità di tenere traccia solo dei singoli messaggi importanti anziché di tutti i messaggi. I destinatari che occasionalmente ricevono una notifica per cui è richiesta una conferma di lettura è più probabile che inviino una conferma di lettura rispetto a quando viene richiesta ogni volta che ricevono un messaggio.

Quando abilitiamo le conferme di lettura, dobbiamo tenere in considerazione che le email di conferma, sia di ricezione che di lettura, si attiveranno solo nel momento in cui il destinatario accetta l'invio della conferma stessa; è quindi possibile che non si riceva alcuna notifica nonostante la nostra email sia stata ricevuta e/o letta. Altro caso in cui le conferme di lettura non vengono ricevute è quando il programma di posta elettronica del destinatario non supporta questo tipo di funzione; assicuriamoci perciò che l'email sia stata letta. Questa è una cosa importante, soprattutto se l'email ha una certa importanza o contenga delle scadenze. La funzione di conferma di lettura di Microsoft Outlook è disponibile in due aree del programma: è possibile attivare una conferma di lettura per un singolo messaggio di posta elettronica, oppure una conferma di lettura automatica per tutti i messaggi tramite l'utilità Opzioni.

• Aggiungere e richiedere conferme di lettura e notifiche di recapito

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