Come convocare una riunione in Microsoft Outlook 2007

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Se dovete organizzare una convocazione di una riunione di lavoro e prenotare tutte le risorse necessarie alla sua riuscita, potete servirvi di Microsoft Outlook 2007. Si tratta di un'operazione non molto facile, dato che dovete specificare gli utenti da invitare, le risorse da prenotare e l'orario che possa essere adatto a tutti. Tramite però la guida che segue vi sarà chiarito come convocare una riunione in Microsoft Outlook 2007, sapendo che potrete visualizzare le risposte direttamente nella cartella Posta in arrivo. Vediamo come procedere.

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Occorrente

  • PC
  • Microsoft Outlook 2007
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Come prima cosa selezionate dalla barra degli strumenti, situata alla vostra sinistra, la dicitura "Calendar" nel vostro Microsoft Outlook. In questa sezione, selezionate la freccia a sinistra del tasto "New". Vi si aprirà un menù a tendina, dal quale dovete selezionare "Meeting Request". In questo modo visualizzerete in automatico un'ulteriore finestra di dialogo, nella quale dovrete inserire tutte le informazioni inerenti alla convocazione in fase di organizzazione. All'interno della casella "Subject" potete indicare il tema della riunione da convocare. Nella voce "Location" dovete scrivere il luogo esatto dove si terrà la riunione. Inoltre, è necessario che specifichiate l'orario di inizio e fine del meeting nelle caselle "Start time" e "End time".

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Nelle stesse caselle precedenti, potete anche inserire un testo specifico. Il software è in grado di calcolare la data relativa attraverso un sistema automatizzato. Se avete intenzione di far durare l'evento per tutta la giornata, selezionate la casella "All day event" e l'evento sarà di 24 ore, dalla mezzanotte del giorno prima a quella del successivo. Potete anche digitare un testo con tutte le informazioni che intendere condividere con i destinatari, oltre a poter allegare documenti aggiuntivi. Automaticamente, si imposterà un promemoria inerente alla riunione, che potrete visualizzare un quarto d'ora prima dell'inizio dello stesso.

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Se volete cambiare il promemoria, andate nella scheda "Meeting" del gruppo "Options" e scegliete un'alternativa contenuta nella casella di controllo "Reminder". Se, invece, volete disattivare il promemoria, vi basterà selezionare l'opzione "None". Proseguite selezionando il tasto "To...". In questo modo vi si aprirà la finestra di dialogo "Select Attendees and Resources", nel quale occorrerà inserire nella casella "Search" i nominativi di chi intendete invitare alla riunione. Dopo aver selezionato i nomi desiderati, fate clic su una di queste tre opzioni: "Required", "Optional" e "resources". Dopodiché, selezionate "OK". I nomi necessari e facoltativi saranno presenti nella dicitura "To..." della scheda "Meeting". Invece, le risorse si trovano nella casella "Location". Quando avrete compilato le informazioni necessarie, cliccate su "Send" e sarete riusciti a convocare una riunione con Microsoft Outlook 2007.

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