Come creare e gestire cartelle in Outlook 2007

Microsoft Outlook 2007 è un software estremamente utile ad agevolare la quotidiana gestione della posta elettronica (sia per quanto riguarda i privati, sia nell'ambito del business aziendale).

Dispone di moltissime funzioni: una di queste è la possibilità di creare, gestire ed organizzare in modo ottimale le cartelle nelle quali conservare la posta ricevuta ed i propri contatti. La posta elettronica è diventata infatti, ormai da parecchio tempo, un metodo di comunicazione praticamente istantaneo, in grado di soddisfare ogni tipo di esigenza.

A volte, nonostante l'apparente semplicità di utilizzo del software, è possibile imbattersi in alcuni passaggi poco ovvi per quanto riguarda il saper gestire tutte le e-mail che ricevute. A questo scopo Microsoft Outlook 2007 permette di creare cartelle nelle quali spostare la posta ricevuta a seconda dell'argomento o del mittente.

Questa guida permetterà dunque di apprendere appieno le potenzialità della sopracitata funzionalità di questo client di posta elettronica. Vediamo dunque come creare e gestire cartelle in Outlook 2007.

• Microsoft Office Outlook 2007
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• Conoscenze informatiche (livello basso)

Una volta aperto il programma, è necessario espandere la barra "Riquadro di spostamento": per farlo è necessario cliccare sul bottone corrispondente, che in genere si trova sull'estrema sinistra .
Si dovrà poi cliccare con il tasto destro del mouse su Posta in arrivo e scegliere l'opzione "Nuova cartella".
A questo punto si aprirà una finestra di dialogo, nella quale potrà essere digitato il nome della nuova cartella.
In basso, invece, dovrà essere indicata la posizione della cartella stessa,, che potrà essere una cartella a sé o diventare una sotto-cartella di una cartella già creata in precedenza.

Il passo successivo da compiere sarà quello si impostare le "regole" in base a cui i messaggi saranno smistati in quella determinata cartella piuttosto che in altre.
Bisognerà cliccare dunque sull'opzione "Strumenti", per poi selezionare "Regole messaggi>posta elettronica".
Si aprirà una nuova finestra ("Regole messaggi"), da cui sarà possibile selezionare l'opzione "Nuova regola".
Selezionando quest'ultima opzione sarà possibile selezionare varie condizioni e azioni, che permetteranno di gestire efficacemente lo smistamento della posta.

Nel caso in cui ci si accorga di aver commesso un errore, e sia necessario spostare una cartella in una posizione diversa rispetto a quella scelta in precedenza, non è necessario cancellare la cartella appena creata per sostituirla con una nuova.
Evitando dunque di correre il rischio di cancellare qualche mail (già presente nella cartella) involontariamente, basterà cliccare con il tasto sinistro del mouse sul nome della cartella da spostare e, senza togliere il dito dal tasto del mouse, trascinarla nella posizione desiderata.

• Vi consigliamo di ordinare per bene le cartelle di posta in entrata e quelle inviate: eliminate tutto ciò che non vi serve più e spostate in spam le pubblicità che non volete più ricevere.
• Scegliere sempre di attivare le notifiche nel centro operativo per non perdervi nessuna comunicazione importante.

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