Come creare e gestire un budget con Excel
Introduzione
Per la contabilità quotidiana, per avere sotto controllo le entrate e le uscite della nostra piccola attività, per gestire una amministrazione veritiera e trasparente, ci possiamo avvalere di un programma presente in ogni pacchetto base di Microsoft Office. Nello specifico si tratta di Excel, che da la possibilità di sviluppare un elenco di voci che si andranno a sommare l'una con l'altra. A tale proposito nella presente guida, troverete alcuni utili consigli su come creare e gestire un budget con il suddetto programma in pochi e semplici passi.
Occorrente
- Dispositivi multimediali
- Libri contabili
Aprire una nuova cartella Excel
Tenere la contabilità con Excel è una tipica operazione utilizzata per l'amministrazione della famiglia oppure per una piccola impresa. Nulla vieta ovviamente di utilizzarlo per realizzare bilanci più complessi. Per raggiungere lo scopo a cui abbiamo fatto accenno in fase introduttiva della presente guida, sarà però necessario aprire innanzitutto una nuova cartella Excel nominandola Budget. Xls. Premesso ciò, si possono dunque preparare quattro fogli di lavoro ossia Budget, Costi, Riepilogo e Grafico.
Elencare i costi nel foglio Budget
Il primo foglio di lavoro ossia quello denominato Budget, dovrà contenere l'elenco dei costi che l'azienda prevede di sostenere nell'anno successivo. Sarà quindi importante ripartire questo elenco, specificando la situazione per tutti i 12 mesi. Di conseguenza si otterrà una colonna per le voci di spesa e altre dodici per i diversi mesi dell'anno. Infine, sarà anche necessario prevedere uno spazio per il totale di spesa generale, nonché riservarne un altro per le cifre erogate per ogni singola voce.
Inserire le spese nel foglio Costi
Nel secondo foglio di lavoro di Excel denominato Costi, bisognerà indicare le spese sostenute realmente ossia i costi effettivi. Grazie a ciò, già dopo il primo mese con un raffronto tra questo foglio e quello citato in precedenza (Budget), sarà dunque possibile verificare la corrispondenza tra le previsioni e le uscite reali. In questa tabella si potranno quindi mese per mese inserire le spese sostenute indicando nel contempo quelle giornaliere e corredate di data. Inoltre dovrebbero corrispondere a quelle inserite nel foglio Budget in modo che ogni qual volta si aggiungerà ad esso una nuova cifra, quest'ultima verrà automaticamente elencata anche nel foglio denominato Costi.
Indicare gli importi nel foglio Riepilogo
Nel terzo foglio di lavoro denominato Riepilogo come si evince dalla definizione stessa, dovranno essere indicati gli importi stanziati per ogni singola voce e derivanti dalla differenza tra quelle riportate nei due fogli precedenti (Budget e Costi). Premesso ciò, va altresì aggiunto che grazie proprio al foglio Riepilogo sarà possibile conoscere la reale situazione delle diversi voci, tenendo conto anche delle variazioni dei prezzi che possono esserci nei diversi mesi dell'anno. Grazie a ciò, ci sarà quindi la possibilità di apportare delle correzioni man mano riducendo magari in maniera sostanziosa le spese di gestione che restano per completare l'anno solare.
Analizzare l'andamento nel foglio Grafico
L'ultimo foglio di lavoro denominato Grafico è appunto quello dedicato alla dimostrazione grafica dell'andamento spese di gestione. A tale proposito è importante sottolineare che il programma Excel offre diverse alternative capaci di rendere immediatamente visibile il rapporto tra i 4 fogli di lavoro sin qui analizzati. Inoltre le diverse formule che legano i rapporti tra i conteggi, consentiranno di ridurre drasticamente la possibilità di errore da parte degli utenti che giornalmente provvedono ad aggiornarli. L'utilità di questo foglio di lavoro che è possibile creare in Excel, consiste sicuramente nel fatto che nel caso di una società per azioni a fine anno tuti i membri potranno ottenere una sintesi grafica di quello che è stato l'andamento delle spese e di conseguenza programmarle per l'anno successivo con le dovute limitazioni.
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