Innanzitutto bisogna adoperare il programma informatico Microsoft Excel. Tale software del pacchetto Office va quindi aperto, cliccando la relativa icona presente nel desktop. Successivamente è necessario procedere all'apertura di un nuovo foglio di calcolo, selezionando la voce Nuovo dal menù File (simbolo di Microsoft). A questo punto appare una griglia di celle formata da righe e colonne identificate rispettivamente tramite i numeri e le lettere dell'alfabeto inglese. Dopodiché è possibile realizzare all'interno delle singole celle l'elenco delle informazioni che si desiderano visualizzare nelle future etichette. Ad esempio si possono riportare i nomi, i cognomi, gli indirizzi di residenza, i CAP e le città di residenza dei destinatari di pacchi/buste. Una volta riportati tutti i dati necessari, basterà eseguire il salvataggio del file Excel. Prima di continuare il lavoro, viene suggerito un controllo riguardante la giusta organizzazione del foglio di calcolo appena preparato.