Come creare e stampare etichette da Excel

Attraverso la tecnologia di oggi è possibile svolgere numerose attività ricorrendo allo smartphone o al computer. Per quanto riguarda i dispositivi mobili, si ha ad esempio l'opportunità di scansionare i QR code o impostare il percorso stradale con Google Maps. Con riferimento al PC, l'azione compiuta da molti utenti è l'impiego dei software inclusi nel pacchetto Office. Quelli maggiormente adoperati sono Microsoft Word (dedicato alla scrittura di testi vari) e Microsoft Excel (finalizzato alla gestione dei fogli elettronici). Tramite questi due programmi informatici si possono effettuare molteplici funzioni (quali i calcoli matematici automatici, le statistiche o i grafici). Nel presente tutorial di informatica vediamo invece come creare e stampare etichette da Microsoft Excel, avvalendosi di Microsoft Word. Questi elementi si potranno così applicare sopra le buste o i pacchi da inviare.

• Computer o laptop
• Pacchetto Office acquistato o scaricato nella versione gratuita di prova

Innanzitutto bisogna adoperare il programma informatico Microsoft Excel. Tale software del pacchetto Office va quindi aperto, cliccando la relativa icona presente nel desktop. Successivamente è necessario procedere all'apertura di un nuovo foglio di calcolo, selezionando la voce Nuovo dal menù File (simbolo di Microsoft). A questo punto appare una griglia di celle formata da righe e colonne identificate rispettivamente tramite i numeri e le lettere dell'alfabeto inglese. Dopodiché è possibile realizzare all'interno delle singole celle l'elenco delle informazioni che si desiderano visualizzare nelle future etichette. Ad esempio si possono riportare i nomi, i cognomi, gli indirizzi di residenza, i CAP e le città di residenza dei destinatari di pacchi/buste. Una volta riportati tutti i dati necessari, basterà eseguire il salvataggio del file Excel. Prima di continuare il lavoro, viene suggerito un controllo riguardante la giusta organizzazione del foglio di calcolo appena preparato.

Terminata la scrittura dell'elenco nel foglio Excel, è possibile creare le etichette tramite Microsoft Word. L'apertura di tale programma informatico corrisponde a quella di Microsoft Excel, quindi occorre premere la relativa icona sul desktop. A questo punto bisogna aprire un nuovo foglio di testo, sempre cliccando la voce Nuovo dal menù File (simbolo di Microsoft). Dopodiché va aperto Opzioni di Word ancora dal menù File e selezionata la dicitura Impostazioni avanzata dalla lista a sinistra. Continuare recandosi sul riquadro Generale e mettendo il segno di spunto in Conferma conversione formato file all'apertura. Successivamente occorre aprire la sezione Lettere dalla barra superiore, facendo click prima sull'opzione Inizia stampa unione e poi su Etichette. All'interno della nuova finestra si potranno cambiare la tipologia, la dimensione ed il formato delle proprie etichette. A tal proposito basterà semplicemente azionare il pulsante Dettagli collocato in basso a sinistra o il tasto Nuova etichetta. Proseguire confermando le eventuali modifiche apportate, in modo da visualizzare una griglia con le etichette in bianco. Microsoft Word quindi formatta automaticamente il foglio di testo, in base alle caratteristiche delle etichette impostate dall'utente.

La fase successiva del lavoro riguarda l'unificazione del file Excel creato precedentemente con tutte le informazioni da mostrare nelle etichette ed il documento Word. A tal proposito bisogna adoperare quest'ultimo software del pacchetto Office. Qui occorre recarsi nuovamente alla sezione Lettere della barra superiore e cliccare sull'opzione Seleziona destinatari. Tra le voci comparse è necessario selezionare Usa elenco esistente. Successivamente è possibile cercare il file Excel da unificare con il documento Word all'interno del PC. Adesso va confermata la selezione con il tasto Apri e l'origine dei dati tramite il pulsante Ok. Dopodiché va indicato il foglio di Excel e lasciata spuntata la dicitura La prima riga di dati contiene intestazioni di colonna. A questo punto il documento Word mostrerà tutte le varie etichette intitolate «Record successivo». Andando su quella non provvista di questo titolo, è necessario ritornare in Lettere e premere su Blocco di indirizzi. Nella finestra di dialogo apparsa è possibile decidere il formato dei nominativi, la visualizzazione o meno dell'indirizzo postale e la formattazione di quest'ultimo secondo il Paese di destinazione. Alla parte destra si potrà invece vedere un'anteprima dell'elenco dei destinatari che verrà riportato nelle etichette. Non rimane che entrare in Lettere e selezionare la voce Aggiorna etichette, per inserire «BloccoIndirizzo» in ognuna di esse.

La fase conclusiva del lavoro riguarda la stampa delle etichette create precedentemente sul documento Word. A tal proposito bisogna innanzitutto aprire la sezione Lettere dalla barra superiore per cliccare l'opzione Finalizza e unisci. Successivamente va premuta la dicitura Stampa documenti, affinché si possa decidere la stampa di tutte le etichette o soltanto quelle di interesse. A questo punto si ricaverà un nuovo documento Word contenente le etichette finalmente stampabili. Prima di confermare la stampa, viene consigliato di guardare l'anteprima. Così facendo è possibile verificare se il layout di stampa risulta perfetto o ha bisogno di cambiamenti. Ecco quindi spiegato dettagliatamente come creare e stampare etichette da Excel.

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