Come creare un codice a barre con Excel

Excel è il programma più usato per la creazione di tabelle interattive, molto diffuso come applicativo per gli uffici amministrativi. Il programma permette di effettuare rapidamente calcoli piuttosto tediosi e ripetitivi come quelli statistici, ma anche di implementare facilmente altre funzioni utili, come per esempio la creazione dei codici a barre. La parte di Excel che ci interessa è un comune foglio di calcolo con cui si può prendere una formula e generare automaticamente un codice a barre. Il codice a barre è una sequenza di righe verticali nere e bianche ad elevato contrasto, nella sua forma classica, anche se ne esistono parecchie varianti, anche a colori, con cui si consente ad un dispositivo ottico di lettura di poter acquisire informazioni in maniera semplificata. Creando dei codici a barre in Excel vi permette di avere in un foglio di calcolo dei codici che possono essere modificati, selezionati e modificati una seconda volta. Seguendo questi semplici passaggi possiamo imparare in modo veloce come crearne uno. Mettiamoci quindi all'opera.

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Il codice a barre, in sostanza è un semplice font, nella sua versione verticale, mentre in quella bidimensionale, di cui non ci occuperemo, è una tabella. Per poter utilizzare e creare in Excel un codice di questo tipo, quindi, dovremmo innanzitutto per prima cosa installare il font. Come primo passaggio, dobbiamo scaricare il pacchetto di font per codici a barre per Excel. Ci sono diversi pacchetti di font di codici a barre disponibili su Internet, alcuni sono gratuiti, mentre altri possono essere acquistati, ma per fortuna i prezzi per questi non sono alti quindi sono accessibili a tutti. Per trovare i pacchetti di font di codici a barre di Excel consigliati da Microsoft, visitare il Marketplace di Microsoft Office e cercate "codici a barre di Excel", oppure potete cercare su un motore di ricerca e il risultato sarà lo stesso. Si trovano comunque molte fonti anche indipendenti di caratteri commerciali di questo tipo e si tratta di pacchetti di buona qualità.

Una volta che abbiamo scaricato i pacchetti che ci servono apriamo un nuovo foglio di calcolo in Excel. Digitiamo la formula che verrà utilizzata per il codice a barre nella colonna A. La formula deve contenere solo numeri e lettere, senza spazi in mezzo. La presenza di uno o più spazi in mezzo alla formula sarà interpretata dal programma come un errore e potrebbe restituire caratteri casuali o comunque inadatti, a seconda del pacchetto di font legato ai vari standard dei codici a barre. A questo punto si formatta la colonna B in modo che sia larga abbastanza per tenere il codice a barre intero facendo clic sulla linea che divide la colonna B e le linee C e trascinando la linea verso destra oppure possiamo fare doppio clic sempre in quel punto e la colonna si sistemerà da sola in base a paramatri prefissati che si possono eventualmente modificare in caso di necessità andando sulle impostazioni. È necessario assicurarsi che vi sia abbastanza spazio per contenere il codice a barre. Evidenziare B colonna facendo clic sul titolo e fare clic sull'icona "Centrato", in modo che il codice a barre sarà centrato all'interno della cellula. Fare doppio clic sulla formula nella colonna A. Tasto destro del mouse e scegliere "Copia" o utilizzare il comando da tastiera CTRL+C. Incolla la formula nella cella adiacente nella colonna B con il comando CTRL+V o premendo il tasto destro del mouse e poi "Incolla".

Evidenziamo la formula nella colonna B. Facciamo clic su "Tipo di carattere" del menu a discesa e in seguito scorriamo verso il basso per il tipo di carattere codice a barre e clicchiamoci sopra. La formula si trasformerà in un codice a barre. Evidenziamo il codice a barre e regoliamone le dimensioni utilizzando il menu a discesa per il controllo della dimensione del carattere. Il formato standard del codice a barre è 12 punti ma ricordate che ne esistono anche di altre dimensioni con applicazioni in campi specifici. Controlliamo il codice a barre nella colonna B perché sia consistente con la formula scritta nella colonna A ,per assicurarsi che sia formattato correttamente. Gli errori di formattazione sono abbastanza comuni durante la creazione di codici a barre quindi fate in modo da controllare ogni codice prima di confermarlo. È sufficiente andare a leggere con un programma apposito il codice a barre e verificare che restituisca una lettura positiva. Ovviamente un controllo di consistenza a occhio guardando il codice potrebbe non essere sempre possibile, anzi, nella maggior parte dei casi non è proponibile per l'occhio umano. Se sono apparsi dei caratteri non riconoscibili invece di un codice a barre, significa che nella formula nella colonna A sono stati introdotti eventuali spazi o caratteri non riconosciuti. Fate attenzione anche a digitare la formula in modo corretto o il programma vi segnalerà errore, ma in alcuni casi vi restituirà dell'immondizia digitale.
L'utilizzo di codici a barre è molto importante nel mondo del commercio in quanto ci consente di identificare immediatamente e in maniera univoca il prodotto che stiamo vendendo o acquistando impiegando un semplice sistema di scansione ottico. Quindi se non vogliamo perdere tempo per imparare a generare un codice a barre con i programmi appositi, possiamo sempre sfruttare programmi come Excel che ci aiutano nel lavoro, specie se si tratta di un'operazione da farsi saltuariamente. Se poi la generazione di codici a barre vi dovesse servire su larga scala e con continuità, potete sempre scaricare un programma gratuito fra i tanti che si trovano online, oppure usarne uno certificato e commerciale.

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