Come creare un database con Excel

Per chi non conoscesse Excel, ricordiamo che è un programma che, pur non essendo proprio sullo stesso piano per la costruzione di database (riguardo alla potenza), tende ad assumere una posizione degna di nota per la sua facilità di utilizzo, aspetto assolutamente da non sottovalutare. Il database è uno strumento fondamentale che ci permette di immagazzinare una quantità notevolmente ampia di dati, che possono arrivare anche a diverse migliaia di righe. In tali condizioni, se avremo bisogno di una tabella, non ci resta che fare ricorso proprio al nostro database. Per saperne di più su questo interessante argomento e nello specifico come creare un database con Excel non ci rimane che seguire attentamente ciò che ci suggeriscono i passi della seguente guida.

• Programma Microsoft Excel installato.

Se siete in possesso di un file avente per contenuto i dati che vi interessano, la procedura è abbastanza sbrigativa: vi sarà sufficiente aprire il file, selezionarne l’intero contenuto, cliccare sullo stesso con il tasto destro del mouse, e quindi selezionare “copia”. Dopodiché, fate clic, sempre con il tasto destro del mouse, sulla prima casella in Excel, ovvero A1, e selezionate “incolla”. Nel caso in cui non siate provvisti del file, dovrete procedere manualmente, seguendo dei criteri volti a garantire l'ordine. La riga numero 1 è da destinarsi ai titoli; ad esempio, se si tratta del calcolo di un bilancio, in A1, A2, A3, e via dicendo, inserirete con ordine le rispettive voci di entrata, e poi quelle di uscita; se si tratta di agenti di commercio, inserirete, nei riquadri di cui si parla, voci quali: nome agente in A1, zona di riferimento in A2, fatturato in A3, e analogamente per una serie di punti vendita. Nel passo successivo, dovrete inserire in B1 il nome dell’agente interessato, o l’indicazione del punto vendita, in B2, l’area di riferimento di quest’ultimo, in B3 ne inserirete il fatturato. Compirete la stessa operazione per le caselle delle righe sottostanti, sempre in corrispondenza di A1, A2, A3, e via dicendo, a seconda di quante ne avete compilate per le vostre necessità.

Una volta inseriti i dati, dovrete procedere con il loro ordinamento; è a tal proposito che vedremo la relativa funzionalità di Excel e l’aiuto che può darvi. Nel caso in cui vogliate ordinare gli agenti in base al loro fatturato, spostate il cursore del mouse sulla prima casella “utile” in alto a sinistra (escludendo dunque A1, che è dedicata ai titoli, e puntando su A2), fate clic trascinando il cursore in basso a destra, fino all'ultima casella del database creato, in modo da evidenziare l’intero contenuto (eccetto, per l’appunto, i titoli). Cliccate ora, con il tasto destro, sulla parte selezionata ed evidenziata, e selezionate la voce “ordina”. Potrete a questo punto ordinare per grandezza, per colore (qualora abbiate attribuito un colore ad ogni casella con la relativa funzione di Excel), per ordine alfabetico, ed altro. Cliccando sull'opzione desiderata, il programma procederà automaticamente con la creazione dell’ordine impostato.

Se il vostro database contiene un numero che è comprensivo di centinaia di voci, ordinare le stesse in base ad un criterio può risultare comunque non sufficiente a garantire l'ordine fra i dati, e potrebbe rivelarsi necessario l’uso di filtri. Allora selezionate nuovamente la parte da A2, fino a muoversi in diagonale per tutta l’estensione del database, arrivando all'ultimo punto in basso sulla destra, cliccate nuovamente sulla parte che avrete evidenziato col tasto destro, e selezionate la voce “filtro”; cliccate infine su “filtro in base al valore della voce selezionata” (tenendo conto che sono possibili anche altre opzioni, dipende poi da quale sia maggiormente in grado di semplificare il lavoro nella fattispecie concreta). Ora, il vostro database si ridurrà graficamente ad un’unica riga, e in basso comparirà una freccia, cliccando sulla quale si avrà accesso ad una barra di ricerca con all'interno la scritta “cerca”, oltre all'immagine di una lente d’ingrandimento. Sempre nel caso degli agenti di commercio, scrivendo il nome dell’agente e premendo invio, il database riporterà in un istante tutti i dati dello stesso agente.

• Applicate quanti più filtri potete, secondo la procedura di cui al passo 3, creando un sistema "a filtri incrociati", in modo da facilitarvi il lavoro di ricerca dei dati all'interno del database.

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