Come creare un foglio presenze in excel

Creare un foglio di presenza in Microsoft Excel è molto importante per tenere traccia dei nomi dei dipendenti che ogni giorno lavorano nella propria azienda, per gli asili nido e le riunioni di club o di lavoro. Excel tra l'altro nella versione 2013 è dotato di filtri che consentono di ordinare i nomi in ordine alfabetico, oltre a modificare un elenco che inizia con i cognomi. In riferimento a ciò, ecco una guida con le istruzioni dettagliate su come creare un foglio presenze in Excel.

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La prima operazione da fare consiste nell'inserire i nomi in ordine alfabetico nella prima colonna di un nuovo foglio di lavoro Excel che inizia nella cella A3. In tal caso conviene scrivere prima due nomi con il cognome, dopodiché si ridigita prima il nome con il cognome nella cella B3. Fatto ciò, si procede con il secondo nome nello stesso ordine nella cella B4. A questo punto le celle B3 e B4 vanno evidenziate trascinando il cursore su di esse, e successivamente bisogna fare clic sulla scheda Home. Adesso si può procedere con un altro clic sull'icona Riempi nella sezione Modifica della barra, e selezionare la voce Riempimento Flash dal menù a discesa. Excel a questo punto riempie automaticamente il resto della colonna B con i nomi e precisamente ciascuno con il cognome per primo. In caso di errore basta un clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione A della prima colonna e selezionare poi la voce Elimina.

Il secondo passaggio fondamentale per creare un foglio presenze in Excel consiste nell'aggiungere i giorni del mese e quelli della settimana. In sequenza è necessario digitare la data per il rapporto delle presenze nella cella A1, mentre nella cella A2 si scrive il nome. Nelle restanti celle della riga 2, vanno digitati i giorni della settimana dal lunedì al venerdì. Dopo questo altro importante passaggio bisogna adesso unire le celle, e per fare ciò basta trascinare il cursore dalla cella A1 alla cella che è al di sopra l'ultimo giorno immesso che corrisponde ad esempio ad F1. A questo punto è necessario fare un clic con il pulsante destro del mouse sulle celle, e selezionare la voce Formato celle. Fatto ciò, un clic sulla scheda Allineamento e poi sulla voce Casella di controllo permette di unire le celle.

L'ultimo step per portare a buon fine il lavoro consiste nel formattare il foglio. In questo caso è necessario un clic sulla scheda Visualizza e quindi farne un altro sull'icona Layout di pagina. A questo punto è possibile vedere in anteprima come apparirà il foglio presenze su una pagina e valutare poi le dimensioni delle singole lettere. A margine va aggiunto che se interessa monitorare le presenze per un mese intero, è possibile in tal caso modificare l'orientamento facendo clic sulla scheda Layout pagina e selezionando poi la voce Orizzontale.

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