Come creare un report con Excel

Tramite: O2O 04/10/2018
Difficoltà: media
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Introduzione

I report sono degli strumenti molto utili ed utilizzati nelle aziende, poiché consentono di registrare e rendere facilmente consultabili tanti dati numerici con un solo colpo d'occhio. Di solito si usano per determinare l'andamento delle vendite, i costi, i risultati raggiunti dall'azienda stessa e altri dati di varia natura. Uno dei programmi più semplici e immediati da utilizzare per creare un report, è senza dubbio Microsoft Excel e, in questa guida, vedremo come utilizzarlo al meglio. Oggi in questa guida vedremo come creare un semplice report con Excel. Ovviamente vedremo tutte le tecniche migliori o soprattutto quelle più semplici per arrivare ad un risultato facile e veloce. Vediamo di seguito come fare e le impostazioni esatte.

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La struttura

Solitamente il report è composto da tre parti: una parte descrittiva, costituita da un testo, una parte numerica, solitamente strutturata in tabelle, e una parte grafica, che spiega il contenuto delle tabelle in modo immediato. Indubbiamente Excel è lo strumento ideale per le parti numeriche e grafiche. Ovviamente prima di vedere come fare è molto importante sapere come e da cosa è strutturato un report come abbiamo descritto all'interno di questo passo.

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La griglia di fondo

La prima cosa da fare è togliere la griglia di sfondo con le celle ed impostare la pagina per la stampa per avere sempre presente la dimensione del foglio e la distribuzione del contenuto. Decidere in seguito dove inserire le tabelle e i grafici, strutturando le tabelle e facendo attenzione alla loro formattazione e posizione. Impostare le dimensioni delle celle secondo le proprie esigenze e poi inserire il testo del report, centrandolo o allineandolo a sinistra. La griglia di fondo quando tendiamo a scrivere un report possiamo dire che può dare soltanto fastidio al foglio stesso ed anche alla stesura vera e propria del report. Quindi possiamo anche eliminarla tramite delle impostazioni precedentemente dette o anche molto semplicemente dalla modifica della pagina.

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La spaziatura delle linee

Per regolare la spaziatura tra le linee, basta modificare l'altezza delle righe; mentre per andare a capo all'interno di una cella, bisogna premere i pulsanti ALT e INVIO contemporaneamente. I grafici possono essere sia spostati che ridimensionati a piacimento senza tener conto delle celle sottostanti; si tratta degli elementi gestibili con maggiore semplicità. Ovviamente il vantaggio nella strutturazione del report in Excel è nel poter collegare l'elemento Grafico e Numerico automaticamente in modo parametrico. La spaziatura delle linee è molto importante soprattutto quando si tratta di un report ovvero un foglio di calcolo che tendiamo ad ufficializzare. Infatti, quando tendiamo a creare o a stendere un report dobbiamo prestare la massima attenzione.

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Le celle e il risultato

Si noti che, poiché tutte le celle sono variabili e il risultano di un calcolo può cambiare a seconda dei fattori inseriti, la relazione di sintesi utilizza i loro nomi di intervallo al posto dei loro riferimenti di cella. Inoltre, quando lo scenario Manager genera una relazione di sintesi, delinea automaticamente i dati di sintesi, creando così due livelli verticali: uno per le celle variabili e un altro per le celle di risultato. Dopo aver generato un report di riepilogo, è possibile salvarlo facendo clic sul pulsante di comando Salva che si trova sulla barra di accesso rapido (Ctrl + S) e/o stamparlo facendo clic sul pulsante di comando Stampa rapida (Ctrl + P). Alla fine quando abbiamo creato il tutto anche tramite le celle e le variabili possiamo dunque andare al calcolo. Ovviamente il calcolo viene fatto, automaticamente selezionando una formula all'interno del campo formule e selezionando i campi all'interno delle celle interessate per arrivare ad un semplice risultato.

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