Come imparare ad usare Access

Tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Il pacchetto Office, prodotto, sviluppato e distribuito dalla Microsoft, rappresenta la soluzione ideale per studenti, lavoratori d'ufficio e tutti coloro che hanno necessità di svolgere lavori su programmi di videoscrittura, elaborazione multimediale, calcolo elettronico e quant'altro. Il pacchetto è vario: al suo interno, infatti, sono presenti una decina di software dedicati ognuno allo svolgimento di funzioni specifiche in altrettanto specifici ambiti, così da far fronte ad una moltitudine di utilizzi (di cui sopra si è solamente accennato). Tra i programmi presenti all'interno del pacchetto in questione vi è "Microsoft Access", utilissimo per creare tabelle, database, moduli per la gestione dei dati, report riassuntivi e tutto quel che concerne la produzione di materiale legato più in generale all'organizzazione del materiale stesso. È proprio questa la differenza rispetto ad Excel, il quale consiste "solamente" nel creare fogli di calcolo all'interno dei quali il software esegue operazioni in base agli input forniti dall'utente. Entriamo più nello specifico e vediamo come imparare ad usare Access.

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Occorrente

  • PC
  • Connessione Internet
  • Software "Microsoft Access"
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La creazione di un database vuoto

Per prima cosa sarà necessario installare il software, il quale viene allegato acquistando l'intero pacchetto Office. La versione che si utilizza di Access è indifferente, ma bisogna pur sempre tener conto che più recente è la stessa, maggiori (e migliori) saranno le funzioni che questa è in grado di garantire. Dopo aver installato Access sarà possibile iniziare a muovere i primi passi all'interno del programma. Cliccando prima su "Nuovo" poi su "Database vuoto" si avrà accesso alla creazione, per l'appunto, di un database eseguito da locale. Se invece si desidera avere accesso ad un archivio presente sul web si dovrà cliccare su "Database web vuoto". Fato ciòò, sarà necessario inserire il proprio nome per dare un nominativo al proprio archivio personale di dati. A questo punto apparirà una nuova finestra sulla destra, all'interno della quale si dovrà dare un nome al file nel campo specifico "Nome file". Cliccando su "Crea" si darà forma al primo database, che sarà dotato solamente di una tabella denominata "Tabella1".

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Le prime modifiche al database

Arrivati sin qui, si potranno effettuare ulteriori modifiche anche più specifiche relative al nome dei campi su cui si lavorerà in fase operativa. Cliccando con il tasto destro del mouse su di un campo qualunque lo si potrà rinominare a piacere, così da iniziare a personalizzare il proprio foglio di lavoro. Una delle particolarità di Access è data dalla possibilità di lavorare su modelli diversi preimpostati di default, così da avere un ampio spettro di quelle che sono le potenzialità del software. Dopo aver selezionato il modello che più soddisfa il proprio gusto, cliccando su "Crea" si potrà dare inizio alle elaborazioni vere e proprie.

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L'importazione di dati da altri software

Dopo aver effettuato alcune modifiche di base al database appena creato sarà possibile eseguire le prime elaborazioni nella tabella presente sul monitor. All'interno della tabella stessa si potranno inserire i dati che occorre organizzare e gestire con il software, e per far ciò si dovrà cliccare su un'area qualunque delle celle presenti. Facendo ciò si aprirà la voce "Fare click per aggiungere", utile per inserire all'interno della cella i dati e gli elemnenti interessati. Le informazioni potranno essere semplicemente digitate o esportate da altri fogli di calcolo, a seconda della modalità che si sceglie di seguire in fase di lavorazione. Un esempio è l'esportazione di dati da Excel, che può avvenire semplicemente copiando i dati dal programma in questione eseguendo prima una selezione delle celle di cui si necessita copiarne il contenuto, per poi cliccare con il tasto destro del mouse sulla selezione effettuata. Da qui si aprirà un menù a tendina, il quale, tra le varie opzioni, presenterà la voce "Copia". Cliccando sopra quest'ultima e spostandosi poi su Access si avrà modo di incollare i dati nel nuovo database, facendo click con il tasto destro in un punto qualunque della tabella per poi fare click su "Incolla".

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L'importazione di dati da "Dati esterni"

Se invece si volesse aprire un database già esistente, sarà necessario cliccare prima su "File" poi su "Apri". Da qui si dovrà selezionare la cartella contenente il database stesso, dopodiché si farà click su "Apri" per visualizzarne il contenuto direttamente su Access. Selezionando la scheda "Dati esterni" e recandosi alla sezione "Importa", invece, si troveranno altre opzioni per importare dati da software e database esterni. Nello specifico, anche qui si potranno selezionare i file da cui si vogliono estrapolare dati e informazioni da far pervenire dall'esterno. Le operazioni fin qui descritte riguardano le procedure di base con cui operare su Access, ma per un maggiore approfondimento è comunque necessario tempo e un certo livello di pratica. Nel caso in cui desideraste altre informazioni su come imparare ad usare Access consultate il link: https://support.office.com/it-it/article/10-motivi-per-utilizzare-access-con-excel-2a454445-13cc-4b39-bc2f-d27fd12ca414?ui=it-IT&rs=it-IT&ad=IT

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Salvate il database dopo aver inserito tutte le informazioni necessarie. In questo modo non perderete il vostro lavoro e potrete modificarlo ogni volta che volete.
  • Per facilitarvi le cose scegliete uno dei modelli di default di Access, specie se è la prima volta che utilizzate il programma.
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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