Come importare file CSV su Microsoft ACCESS

Il software per la gestione dei database di casa Microsoft consente, attraverso una semplicissima procedura guidata, d'importare i dati da un normale file di testo. Tramite questo genere di operazione è facilitato il popolamento delle tabelle di proprio interesse. In questa utilissima guida spiegheremo dettagliatamente come importare il file con estensione csv su Microsoft Access.

Per prima cosa occorre verificare la correttezza dei qualificatori di testo relativi ai dati. Soltanto dopo tale controllo sarà possibile avviare la procedura d'importazione guidata del file csv. Un csv (sigla che sta per "Comma Separated Values") è un file testuale che viene utilizzato per importare o esportare i dati di una tabella, da fogli elettronici (come Excel) o database (come Access). Per aprire questo genere di file è sufficiente disporre di un comunissimo editor di testo. Questo file deve essere, per prima cosa, corretto dal punto di vista della sintassi. Ciò sta a significare che deve rispettare i costrutti imposti dalla sintassi del csv. Ad esempio, la riga "Alessandro Bianchi di Milano nato il 21/05/1978" all'interno del proprio file di testo verrà tradotta in questa maniera: "Alessandro Bianchi", Milano, 21/05/1978. Come vedete, è presente il separatore virgola, tramite il quale si andrà a definire ogni singola colonna. In questo caso, avremo il campo generalità, la città e la data di nascita.

Una volta verificato il file si può procedere ad avviare Microsoft Access. Aprite il database che contiene le tabelle da riempire con il contenuto del file di testo. In alternativa si può realizzare un database vuoto. Nel caso in cui creiamo un nuovo database, e quindi delle nuove tabelle da popolare, è bene accertarsi che queste contengano lo stesso numero di colonne di quelle indicate nel file csv. Se si desidera riempire un tabella che già è stata creata occorre assicurarsi che siano rispettati gli attributi della chiave primaria e quelli relativi ai campi indicizzati. Questa è una delle più frequenti cause di errore da parte degli utenti poco esperti.

A questo punto, si può finalmente avviare la procedura guidata dei dati esterni. Nel gruppo "Importa", per le nuove versioni di Microsoft Office, è sufficiente recarsi sulla scheda "Dati esterni" e selezionare "File di testo". Per le versioni precedenti di Office occorre invece andare su "Gruppi" attraverso il menù principale. Nella finestra di dialogo "Carica dati esterni" scrivete il nome del file csv all'interno della casella "Nome file". Successivamente, è necessario specificare la modalità di memorizzazione dei dati che si devono importare. Per una nuova tabella selezionare l'opzione "Importa dati di origine" in una nuova tabella del database corrente. Automaticamente, sarà creata una tabella con il contenuto del file csv. È sufficiente, soltanto, indicare il nome che la identificherà all'interno del database.

Se si desiderano accodare i dati presenti nel file csv in una tabella preesistente e già popolata è necessario selezionare l'opzione "Accoda una copia dei record alla tabella". A seguire sarà sufficiente stabilire il nome della tabella esistente per continuare con la procedura d'importazione. La procedura è, quindi, parzialmente completata. Occorrerà soltanto seguire le restanti richieste a video della finestra di dialogo in primo piano per portare a termine l'operazione con successo. In caso di eventuali errori d'importazione verificare la sintassi all'interno del file e ricominciare con l'intera procedura illustrata.

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