Come iniziare una e-mail formale

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Con la diffusione dell'utilizzo del computer e di internet, la posta elettronica è diventato uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati al mondo. Scrivere una e-mail è facile, economico e veloce. Oggigiorno si ricorre a questo strumento, non solo in ambito privato, ma anche in un contesto lavorativo; per questo è decisamente importante seguire alcune semplici regole per iniziare a comporre una e-mail che sia formale ed efficace. Vediamo, a tal proposito, come procedere passo dopo passo.

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Occorrente

  • PC
  • Connessione internet
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Iniziate dall'oggetto della e-mail: è la prima cosa che salta agli occhi del destinatario, avete quindi pochi secondi per incuriosirlo e catturarne l'attenzione. Deve indicare in maniera sintetica, ma concreta, il contenuto della e-mail. Evitate giri di parole, frasi troppo lunghe o generiche come "Info" o "Offerta" ma potete scrivere "Offerta servizio X". Come nelle normali lettere formali, quando ci si rivolge a delle persone con le quali non si ha un rapporto confidenziale, è possibile iniziare con formule come "Egregio Sig. Rossi", "Gent. Ma Dott. Ssa Bianchi", "Egr. Ing. Conti". Se il destinatario della vostra e-mail è un'azienda, potete iniziare con "Spettabile", a cui far seguire il nome della ditta.

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Ricordate che dopo il titolo e il nome del destinatario va sempre una virgola e si continua con il corpo del messaggio, andando alla riga successiva. Nel corpo del messaggio è importante prima di tutto esprimersi in una forma corretta, ovvero senza errori grammaticali e di ortografia. Se non avete avuto rapporti in precedenza con il destinatario, presentatevi subito ed indicate il motivo della vostra e-mail. Cercate di tenere un'esposizione chiara e precisa del contenuto, in modo tale da evitare malintesi e di predisporre favorevolmente chi legge Inquadrate immediatamente la questione per la quale state scrivendo, senza divagare in lunghi preamboli.

Continua la lettura
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Andate subito al nodo del messaggio, al fine di concentrare l'attenzione sull'argomento centrale e sulle informazioni principali che desiderate fornire o di cui avete bisogno. Evitate di scrivere e-mail troppo lunghe, ma, se ciò si rende necessario per via del contenuto del messaggio, abbiate l'accortezza di separare i vari paragrafi, in modo da rendere meno pesante la lettura al destinatario. Per concludere il messaggio potete utilizzare frasi come "Grazie per la cortese attenzione" oppure "In attesa di un Vostro cortese riscontro, porgo distinti saluti" Fate seguire il vostro nome e cognome o firma digitale e i vostri recapiti telefonici o fax o sito internet se è necessario. Infine inviate!

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Ricordate che dopo il titolo e il nome del destinatario va sempre una virgola e si continua con il corpo del messaggio, andando alla riga successiva.
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