Per chi è alle prime armi con il computer sarà bene comprendere le potenzialità delle cartelle virtuali. Come un insieme di fogli in un fascicolo può essere posto all'interno di altri contenitori progressivamente più grandi e capienti, così nel computer l'unità base per l'archiviazione delle informazioni, il file può essere posto in cartelle, che a loro volta possono essere raggruppate in ulteriori cartelle. La differenza fondamentale è che, mentre un singolo schedario non può contenere più di un determinato numero di documenti e non può essere contenuto da un altro schedario, al contrario le cartelle virtuali possono contenere ed essere contenute da altre cartelle senza limiti, non importa quanto grandi esse siano.