Come organizzare file e cartelle

I computer possono essere paragonati a uffici elettronici in cui vengono registrati tutti i lavori. Come negli archivi dove si conservano migliaia di documenti, anche sul disco rigido di un PC è indispensabile seguire dei criteri di archiviazione. Per capire come funziona la gestione delle cartelle di un computer può essere utile confrontarlo con il sistema di archiviazione dei documenti di un ufficio. Le somiglianze sono molte, ma i due sistemi differiscono. Vediamo quindi insieme come poter organizzare in maniera corretta file e cartelle.

• organizzare in ordine alfabetico o per argomento
• fare una specie di schedario

Per chi è alle prime armi con il computer sarà bene comprendere le potenzialità delle cartelle virtuali. Come un insieme di fogli in un fascicolo può essere posto all'interno di altri contenitori progressivamente più grandi e capienti, così nel computer l'unità base per l'archiviazione delle informazioni, il file può essere posto in cartelle, che a loro volta possono essere raggruppate in ulteriori cartelle. La differenza fondamentale è che, mentre un singolo schedario non può contenere più di un determinato numero di documenti e non può essere contenuto da un altro schedario, al contrario le cartelle virtuali possono contenere ed essere contenute da altre cartelle senza limiti, non importa quanto grandi esse siano.

Creare una cartella su computer è un procedimento estremamente semplice e sempre uguale, che la si voglia posizionare sul desktop o a sua volta in una cartella. Posizionate il cursore nel punto in cui desiderate che appaia, aprite il menù contestuale premendo il tasto destro del mouse e spostate il cursore sulla scritta "Nuovo". Nel sotto-menù che si apre selezionate tramite pressione del tasto sinistro del mouse la prima opzione: "Cartella". Ora dovrete digitare sulla tastiera un nome valido che non contenga caratteri speciali. La scelta dell'intestazione è importante. È consigliabile organizzare i documenti scegliendo il criterio della pertinenza tematica e/o quello del tipo.

Potreste così tenere in una cartella chiamata "Luca" tutto il materiale relativo a tale persona: foto, video, testi, pagine internet salvate e altro. Nel caso la mole di documenti sia elevata sarà bene raggrupparli in sotto-cartelle, ciascuna delle quali conterrà solo foto o solo documenti di testo e così via. Questa semplice organizzazione permetterà di accedere più velocemente ad un file senza doverne ricercare il nome, semplicemente conoscendone il tipo e a cosa esso sia pertinente. Tracciare uno schema ad albero con carta e penna vi aiuterà ad organizzare le idee e a non perdervi tra le sottocartelle.

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