Come organizzare un archivio di documenti

tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

Con l'era digitale la documentazione cartacea tende nettamente a diminuire, infatti, con l'evoluzione dei computer, della posta elettronica certificata PEC (che equivale ad una raccomandata con ricevuta di ritorno) e della firma automatizzata, tutto viene creato, modificato e spedito digitalmente, agevolando così gli operatori e velocizzando i tempi. Il problema principale di questo sistema è la conservazione di tutti questi dati in modo sicuro, infatti, adesso, in pochi e semplici passaggi, andremo a vedere come procedere per organizzare un archivio di documenti.

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Occorrente

  • Computer
  • Scanner
  • Hard disk esterno
  • Connessione ad internet
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La digitalizzazione dei dati, permette anche un notevole risparmio di denaro dovuto all'utilizzo di carta, inchiostro/toner, carpette e carpettoni vari, nonché di spazi dove sistemarli. La cosa importante è sicuramente quella di organizzare bene il nostro archivio e soprattutto in modo sicuro (evitando perdita di dati). Ciononostante, siamo ancora obbligati ad avere ancora qualche documento essenziale cartaceo come la carta d'identità, patente, ecc.., ma nessuno ci impedisce di farne copia digitale, da poter utilizzare/inviare via mail, quando necessario.

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La prima cosa da fare è quella di organizzare il lavoro in modo da poter rintracciare facilmente i file che ci servono. Su una partizione del computer andremo a creare una cartella nominandola a nostro piacere (Archivio, ecc..), quindi all'interno della stessa, creiamo delle sottocartelle dove andreamo a salvare i file classificandoli in base alla data (giorno, mese, anno), al tipo di file (testo, immagine, ecc..), o per i documenti ufficiali secondo il numero di protocollo (es. Protocollo mese di Gennaio 2016). Così facendo, sarà molto facile recuperare un documento perché sapremo sempre in quale cartella si troverà.

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Nel caso avessimo dei file cartacei che vogliamo trasformare in digitale per conservarli meglio, dobbiamo usufruire dello scanner che collegato al computer ci permette di importarli nel nostro archivio nel formato che più ci conviene. Per rendere sicuro un archivio dati, il metodo più semplice è quello di creare periodicamente dei backup su dispositivi mobili (hardisk esterno, pen drive, cd, dvd), o su provider virtuali in rete (Dropbox, Cloud), che li conservano per noi, in modalità gratuita fino a un certo numero di GB, mentre a pagamento acquistando lo spazio necessario. Per il backup automatico si potranno utilizzare software gratuiti scaricabili dalla rete internet come "Comodo Backup o FBackup" semplicemente impostando la cartella di destinazione dei file, ora e giorno (giornaliero, settimanale, mensile).

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Eseguire sempre una copia di backup di tutti gli archivi
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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