Come organizzare una riunione su Skype

Tramite: O2O 24/11/2018
Difficoltà: media
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Introduzione

Le innovazioni tecnologiche si rinnovano annualmente, in quanto gli esperti in tecnologia cercano sempre miglioramenti. Tra le numerose attività che si possono effettuare grazie alla tecnologia odierna rientrano lo shopping direttamente online e l'interazione con gli altri tramite PC. In questo secondo caso, uno dei programmi informatici maggiormente adoperati è Skype. Qui si ha l'opportunità di comunicare attraverso lo scambio di messaggi istantanei e/o la videochiamata. Tale funzionale software potrebbe venire impiegato anche dalle realtà imprenditoriali dedite al business. Le aziende di questo genere compiono infatti delle riunioni periodiche (solitamente ogni mese) e magari qualcuna preferisce farle virtualmente. Nel presente tutorial di informatica vediamo come organizzare una riunione mediante Skype. Buona lettura!

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Occorrente

  • Computer desktop o portatile
  • Casella di posta elettronica su Outlook
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Installare il software adeguato

Innanzitutto bisogna effettuare il download del software adeguato per l'impresa che organizza riunioni sistematiche. Alle società di piccole dimensioni basterà avere la versione classica gratuita di Skype, che permette di mettere in contatto fino a venti individui. Le aziende di media grandezza devono invece possedere Skype Meetings o Riunioni Skype. Qui si ha l'opportunità di condividere il monitor ed una lavagna. Tale applicazione desktop consente inoltre di togliere il sonoro a qualche partecipante alla riunione. In questo caso risulta però obbligatorio ricorrere ad una casella di posta elettronica aziendale. Per le grandi società è necessario avere Skype for Business, facente parte di Office 365. Questo programma informatico fornisce dunque la possibilità di condividere i documenti del pacchetto Office. Skype for Business consente inoltre di sottoporre test e/o sondaggi concomitanti ed immagazzinare 1 TB di file in uno spazio di archiviazione.

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Adoperare Microsoft Outlook

Tramite Skype for Business è possibile ricorrere all'applicazione o alla versione desktop di Outlook. Con riferimento a quest'ultima situazione, è innanzitutto necessario recarsi nel calendario ed entrare dal campo "Home" nella sezione "Riunione Skype". Qui occorre cliccare sulla voce "Nuova riunione Skype" ed indicare le email dei partecipanti in "A", separandole tramite il simbolo ":". Proseguire scrivendo il nome della riunione in "Oggetto", l'orario di svolgimento e l'ordine del giorno. Facoltativamente si possono scegliere le opzioni migliori della radunata web, collegandosi alla sezione "Riunione Skype" del campo "Riunione". Qualora si voglia, è possibile anche caricare anticipatamente degli allegati, per velocizzare l'inizio della riunione. A questo punto basterà confermare il tutto attraverso il pulsante "Invia".

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Ricorrere ad Outlook Web App

Vediamo adesso la procedura da rispettare quando viene adoperato Outlook Web App. Innanzitutto è necessario aprire un browser web capace di supportare interamente la versione applicativa e possedere un qualsiasi abbonamento con Office 365. Successivamente occorre andare sul calendario e premere la voce "Evento calendario" dalla scheda "Nuovo". All'interno della finestra "Configura un appuntamento" bisogna cliccare sulla dicitura "Aggiungi riunione Skype". Proseguire specificando tutte le informazioni relative alla convocazione online (email dei partecipanti, data ed orario di svolgimento, argomenti da trattare, ecc.). Dopodiché non rimane che azionare il pulsante "Invia" con il tasto sinistro del mouse. Ecco quindi spiegato come organizzare facilmente una riunione tramite il programma informatico Skype.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Non acquistare Skype for Business quando i partecipanti della riunione non sono più di 50
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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