Come programmare una segreteria telefonica a rispondere con il fax

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

In questa guida, fornirò tutte quelle che sono le indicazioni utili su come programmare nel migliore dei modi una segreteria telefonica a rispondere con il fax. L'operazione non è particolarmente complicata, ma è utile per fare in modo di ottimizzare il lavoro in ufficio, ma anche quello in ambito domestico. Così facendo, sarà possibile operare su linee che prendono chiamate in entrata, sia tramite fax che tramite messaggio vocale, senza creare confusione.

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Occorrente

  • Telelfono, fax
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La prima cosa da fare, sarà quella di provvedere ad identificare sin da subito la porta sul fax e collegare a quest'ultima quello che è il cavo telefonico della segreteria. Questo passo è a dir poco fondamentale, in quanto potrebbero esserci più porte disponibili, di conseguenza, in caso di dubbio, è opportuno provvedere a controllare il manuale delle istruzioni che fornisce tutte le spiegazioni del caso. Nel caso in cui sia supportata, è opportuno accertarsi che la funzione di risposta automatica venga attivata, selezionando l'apposita opzione tramite il menu.

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Per impostare il numero di squilli che precedono la risposta del fax, bisogna inserire un valore che sia maggiore di una unità (anche se due sarebbero consigliati) rispetto a quello della risposta della segretaria telefonica. Ad esempio, se la segreteria entra in funzione dopo cinque squilli, il fax deve essere assolutamente impostato per rispondere dopo massimo sei o sette squilli. Questo tipo di configurazione va adottato nel caso in cui la priorità sulla risposta venga data alla segreteria telefonica. Quando quest’ultima risulta occupata, l’arrivo di una successiva chiamata fa entrare in funzione il fax (dopo il numero di squilli che si erano impostati in precedenza).

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Al verificarsi di un simile scenario, il fax provvede a disconnettere la segreteria dalla linea telefonica, in modo da avere la possibilità di prendere subito in carico la chiamata. Per utilizzare il fax e la segreteria telefonica sulla stessa linea, è bene che si provveda ad impostare preliminarmente due parametri (questi valgono in linea generale e nella maggior parte dei casi, però potrebbe accadere che per specifici prodotti siano diversi o addirittura non necessari): il fax deve essere configurato in ricezione manuale e la segreteria ed il fax non possono avere lo stesso servizio di suoneria perché altrimenti il secondo non 'ascolta' la prima e non può entrare in funzione tutte le volte che verrà richiesto.

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