Come realizzare un database con Excel

Le raccolte di dati, il più delle volte, sono dei lavori davvero impegnativi. Si deve sempre organizzare il tutto in maniera ordinata, altrimenti si crea una confusione enorme. D'altra parte, un archivio è una sorta di raccoglitore in cui vengono conservati dati ed informazioni di varia natura secondo uno specifico criterio. Usando il linguaggio informatico, potremmo dire che questo archivio prende il nome di database. Esso viene realizzato ricorrendo a particolari software. Il più famoso è Microsoft Access, presente nella suite Office. Tuttavia, se vogliamo optare per un programma più semplice da usare, nella stessa suite troviamo Microsoft Excel. Soffermiamoci in modo particolare su quest'ultimo. Seguendo i suggerimenti contenuti nel seguente tutorial, vedremo come realizzare un database con Excel. La procedura è più semplice di quanto pensiamo. Quindi possiamo adottarla pur non essendo esperti con Excel.

• PC
• Connessione alla rete
• Microsoft Office nella versione più recente
• Dati da inserire

Realizzare un database con Excel non risulta particolarmente difficoltoso. Iniziamo a vedere da dove si inizia. Innanzitutto dobbiamo scaricare Office e installarlo sul nostro computer. Al termine del setup, avvieremo soltanto Excel con un doppio click sull'apposita icona. Non appena si apre la schermata principale, facciamo click sulla dicitura "Cartella di lavoro vuota". Prendiamo come riferimento la prima riga. Al suo interno inseriremo i titoli dei vari campi. Tanto per capire meglio, scriviamoli nelle celle A1, B1, C1,D1 e così via. Passiamo ora alla riga sottostante. Qui andremo a creare i record del nostro archivio di dati. Se ad esempio la cella A1 riporta il titolo "Nome e Cognome", inseriamo nome e cognome di un cliente o un collega oppure un nostro alunno nella cella A2. A lui dedicheremo l'intera riga 2 del foglio. Sotto ad ogni titolo inseriremo i dati relativi a quella persona. Lo stesso faremo per altri elementi presenti nel database.

Accertiamoci di compilare tutti i record inseriti.Altrimenti non riusciremo a realizzare un database completo e dettagliato con Excel. Una volta portato a termine l'inserimento dei dati, stabiliamo un ordinamento ragionato. Clicchiamo sulla cella A2 e con il cursore arriviamo fino all'ultima cella, come se stessimo selezionando una comunissima tabella. A questo punto cliccheremo con il tasto destro del mouse sulla colonna presente sotto la lettera A. Dal menù a tendina che si apre, portiamo il cursore in corrispondenza della voce "Ordina nel menù contestuale". Scegliamo il criterio che preferiamo tra quelli proposti, altrimenti creiamone uno da soli. Se decidiamo di optare per un criterio di ordinamento creato dall'utente, clicchiamo sull'opzione "Ordinamento personalizzato". Ora vediamo quali altre azioni bisogna compiere prima di salvare il database.

Un buon database che si rispetti prevede che si effettui una query di ricerca. In questo caso avremo bisogno di applicare un filtro. Portiamoci nuovamente in cima alla tabella del nostro archivio di dati. Selezioniamo tutto il foglio ancora una volta, quindi clicchiamo con il tasto destro del mouse. Scegliamo l'opzione "Filtro" dall'elenco che visualizziamo. Excel ci propone una vasta gamma di filtri da applicare al nostro database. Non dovremo fare altro che scegliere quello che ci è più congeniale. Una volta soddisfatti del risultato, salviamo il nostro lavoro. Portiamoci sulla barra n alto nella schermata di Excel. Clicchiamo su "File" e poi su "Salva con nome". Assegneremo un nome al nostro database, quindi confermeremo con un click sul tasto "Salva". Ed ecco che abbiamo imparato come realizzare un database con Excel.

• Impostare filtri e ordinamenti in base alla tematica trattata nel database.
• Fare attenzione ad inserire i dati in tutte le celle.

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