Come realizzare una Mailing List con Outlook

Le newsletter sono uno strumento utilissimo per tener aggiornati i nostri contatti sulle attività che possono interessargli e che essi stessi hanno scelto di sottoscrivere. Vediamo quindi in questa guida come realizzare una mailing list con il programma Outlook disponibile per tutti i computer con sistema operativo Microsoft Windows. A tal fine anche il programma Group Mail Free ci solleva da non pochi compiti. Inoltre viene data la possibilità di avere un archivio dei messaggi inviati, di verificare l'esistenza di un indirizzo di posta elettronica e quant'altro.

• Pc, Internet, Outlook o equivalenti

Avviamo Outlook e verifichiamo di essere connessi a Internet prima di proseguire, altrimenti i contatti potrebbero non essere aggiornati o addirittura indisponibili. Quando siamo sulla home clicchiamo su "rubrica" per accedere alla nostra lista contatti, e selezioniamo tutto quelli che desideriamo aggingere alla mailing list. Prestiamo particolare attenzione in questa fase. Per non ritrovarci a mandare spam a chi non ha effettuato la sottoscrizione. A questo punto fare clic su "nuova voce".

A questo punto sotto la voce "tipo" cliccare su "nuovo gruppo di contatti". Questa operazione determina quella che è la posizione dove sarà salvata la nuova lista. In gergo si parla di percorso predefinito, quindi quello a cui rimanda direttamente il sistema e a cui da ora in poi partiranno le operazioni relative alla mailing list. Se dovessimo in seguito creare una nuova lista o modificare questa, dovremmo fare riferimento a questo passaggio. Conviene quindi denominare la lista in maniera univoca per non avere problemi in seguito.

Fare clic su OK. In questo modo la nuova lista di distribuzione è impostata per il salvataggio nella cartella Contatti e viene automaticamente aperto un modulo lista di distribuzione senza titolo. A questo punto è possibile cominciare ad aggiungere contatti alla nuova lista di distribuzione, come descritto nella seguente sezione. Una volta creato il titolo è possibile proseguire.

La gestione degli iscritti è semplice.
Cliccando sui tasti Vedi e Gestisci possiamo gestire comodamente tutti i nostri contatti. Ora non ci re­sta che scrivere il testo delle newsletter. Niente di più facile per chi ha già confidenza con un qualsiasi program­ma di posta: bisogna indicare almeno il soggetto (in argomento) e inserire il testo (in messaggio). Ogni volta che si vuol allungare la lista è sufficiente aprire i contatti della mailinglist e aggiungere tramite i suggerimenti oppure a mano.

Con questo procedimento si spedisce un'e-mail in formato testo. Per creare una newsletter più accattivante però potremmo utilizzare un mes­saggio in formato HTML. Per inserirlo basterà cliccare sul tasto Optional HTML Message. Quando il messaggio sarà pronto non ci resterà che inviarlo. A tal prososito clicchiamo sull'anteprima e, una volta ricontrollato il tutto, cliccare sul tasto di invio per confermare la spedizione della nostra lista contatti. Ecco quindi che avrete creato una lista contatti da utilizzare per tutte le vostre future campagne di sponsorizzazione. Il grosso del lavoro infatti lo avete già svolto. Per le prossime volte vi basterà concentrarvi solo sul nuovo messaggio da inviare in quanto i destinatari saranno già pronti per l'inserimento. Quanto detto fino ad ora si applica in maniera del tutto analoga anche per le versioni free di pacchetti per ufficio, come Openoffice.

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