La schermata iniziale di Excel mostra un foglio di calcolo composto da colonne (contrassegnate dalle lettere A, B, C...) e da righe (contrassegnate dai numeri 1, 2, 3...). L'intersezione di una riga con una colonna forma una cella (contrassegnate sempre prima dalla colonna, poi dalla riga: A1, B3, C4,...), all'interno della quale si può inserire un valore o una funzione. Premesso ciò, va altresì aggiunto che i valori che si possono inserire sono di tipo alfanumerico, mentre le funzioni si esprimono tramite delle specifiche formule. La combinazione dei tasti Ctrl, Alt, Shift e alcune lettere consentono di portare a buon fine questa operazione. A margine va aggiunto che è possibile anche catalogare le etichette in Excel rapidamente tramite la tastiera, e quindi senza cercare il relativo menù con il mouse o fra le opzioni nelle barre del programma.