Come Scrivere Un'Email Formale

La posta è un modo di comunicare straordinaria semplicità, velocità ed efficienza. È diventato il mezzo più comunemente utilizzato per scambi professionali di ogni tipo. Poiché l'e-mail (o email o email) è meno formale della lettera, a volte dimentichiamo che deve rispettare un certo numero di regole d'uso. Quindi, anche se lo stile di una mail è più user-friendly, o anche più leggero, di quello di una lettera professionale, rimane comunque un lavoro di scrittura. Ecco perché deve rispettare alcune regole nello scrivere .
La regola più importante sempre la stessa in termini di scritti di lavoro: è il "profilo" del destinatario che determina le scelte editoriali .

• Vocabolario preciso
• Ortografia irreprensibile
• Uso di formule di chiusura
• Scrivere un testo sintetico
• Richiesta chiara

In altre parole, quale formula di ricorso scegliere? La forma di appello, queste sono le prime parole dell'email, quelle che consentono il contatto con il destinatario. La formula dipende da: Il suo rapporto con la persona (s) il mittente conosce il / i destinatario / i? Se sì, un po '? Molto? Per niente ?). La situazione della comunicazione: questo è in un contesto che può andare da molto formale (amministrazione, gerarchia) a informale (colleghi stretti). Esempi: Ciao Marie (quando si parla con un collega)
Salve Signora (quando si parla con un cliente)
Signora Direttore (quando si rivolge a un supervisore)
Gentile Signore / a (quando è per qualcuno il cui nome e titolo sono sconosciuti) Ovviamente con un collega amico, lo stile della mail sarà spesso vicino a quello dell'espressione orale: "Ciao, tu! ". Dopo il modulo di chiamata, c'è la prima frase della mail. Questo deve avere un chiaro collegamento con l'oggetto dell'e-mail. Se la posta è un primo contatto con il destinatario: Volete inviarmi / comunicare ...
Troverete in allegato un CV e una lettera di motivazione *... Se pensi che questo non sia possibile, inizia con "I + verbo nel presente": Vi chiedo cortesemente ...
Vorrei ricevere informazioni ...
Vorrei inviarvi un CV e una lettera di motivazione * .... L'email è parte di una relazione esistente con il tuo destinatario: Come concordato durante il nostro incontro,
Per seguire la nostra intervista, ...
Durante i nostri ultimi scambi, ...

Un piano piramidale invertito deve iniziare il suo testo con le informazioni principali del messaggio. Le informazioni principali sono spesso una copertina dell'argomento dell'e-mail. Le altre informazioni verranno quindi visualizzate in ordine decrescente di importanza. Perché? Perché la prima parte di una frase è migliore della seguente. Quindi, in una frase di 40 parole, manteniamo il 30% della prima parte e... Quasi nulla del secondo! Per quanto riguarda la redazione, il principio da ricordare è un paragrafo per idea secondaria, con un massimo di quattro paragrafi per la stessa email. Un paragrafo ha da 3 a 4 linee. L'email deve essere scritta: Con frasi brevi. Con frasi collegate tra loro collegando parole. Con frasi scritte in linguaggio comune e professionale: evita il gergo tecnico e la terminologia eccessivamente tecnica, a meno che tu non sia sicuro di essere "sulla stessa lunghezza d'onda" del tuo destinatario.
Si noti che oggi, sempre più e-mail vengono lette sugli smartphone. È quindi certo che la brevità delle frasi darà più conforto al destinatario.

Il modulo di cortesia è richiesto in un'email? Sì! È importante, come per la lettera professionale, includere un breve modulo di cortesia alla fine della mail. Dimenticarlo potrebbe essere percepito come mancanza di cortesia.
La formula è adattarsi alla qualità del suo destinatario e al contesto dello scambio (più o meno formale).
Quindi, se " Buona giornata! "Vuole finire la posta a un collega," Cordiali saluti "o" Spero di vedervi "sarà più appropriato per una e-mail per un supervisore o un client (altri esempi alla fine di questo post). Le formule cordiali del tipo " ciao ", " baci ", " amicizie ", " a più ", " a + ", " altro " sono riservate esclusivamente alle persone che si conoscono particolarmente bene.

In generale, nel contesto aziendale, il software di posta elettronica è impostato per inserire automaticamente una firma personalizzata alla fine delle e-mail. Se questo non è il caso, la tua firma deve includere il tuo nome e cognome e un numero di telefono .

Non possiamo mai dirlo abbastanza: Fai attenzione all'ortografia e alla sintassi delle tue email. Anche se un'e-mail è meno formale di una lettera, deve rispettare le regole. Evita le e-mail scritte in lettere maiuscole: secondo Netiquette, le lettere maiuscole corrispondono a commenti urlanti (e quindi totalmente inadatti in un contesto lavorativo). Il punti esclamativi, domanda e la sospensione devono essere utilizzati secondo le regole tradizionali di punteggiatura. Il "!!!!! »O« ?? !!! »Comunicare le tue emozioni. Inoltre, vengono spesso sostituiti da emoticon (o emoticon) o dai segni =) o - (che sono altrettanto inadatti sul posto di lavoro. Evita di sottolineare: i termini sottolineati sono riservati ai collegamenti ipertestuali. Dimentica il "CDLT" per il cordiale o "SLT" per i saluti, eccetto che con persone che conosci davvero (ma davvero) molto bene. Per gli altri, questo può essere percepito come un segno di maleducazione. E infine (soprattutto?), Rileggere il messaggio e controllare i destinatari prima di fare clic su " invia ".

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