Come Scrivere Un'Email Formale

Tramite: O2O
Difficoltà: facile
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Introduzione

La posta è un modo di comunicare straordinaria semplicità, velocità ed efficienza. È diventato il mezzo più comunemente utilizzato per scambi professionali di ogni tipo. Poiché l'e-mail (o email o email) è meno formale della lettera, a volte dimentichiamo che deve rispettare un certo numero di regole d'uso. Quindi, anche se lo stile di una mail è più user-friendly, o anche più leggero, di quello di una lettera professionale, rimane comunque un lavoro di scrittura. Ecco perché deve rispettare alcune regole nello scrivere .
La regola più importante sempre la stessa in termini di scritti di lavoro: è il "profilo" del destinatario che determina le scelte editoriali .

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Occorrente

  • Vocabolario preciso
  • Ortografia irreprensibile
  • Uso di formule di chiusura
  • Scrivere un testo sintetico
  • Richiesta chiara
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Come si avvia un'e-mail?

In altre parole, quale formula di ricorso scegliere? La forma di appello, queste sono le prime parole dell'email, quelle che consentono il contatto con il destinatario. La formula dipende da: Il suo rapporto con la persona (s) il mittente conosce il / i destinatario / i? Se sì, un po '? Molto? Per niente ?). La situazione della comunicazione: questo è in un contesto che può andare da molto formale (amministrazione, gerarchia) a informale (colleghi stretti). Esempi: Ciao Marie (quando si parla con un collega)
Salve Signora (quando si parla con un cliente)
Signora Direttore (quando si rivolge a un supervisore)
Gentile Signore / a (quando è per qualcuno il cui nome e titolo sono sconosciuti) Ovviamente con un collega amico, lo stile della mail sarà spesso vicino a quello dell'espressione orale: "Ciao, tu! ". Dopo il modulo di chiamata, c'è la prima frase della mail. Questo deve avere un chiaro collegamento con l'oggetto dell'e-mail. Se la posta è un primo contatto con il destinatario: Volete inviarmi / comunicare ...
Troverete in allegato un CV e una lettera di motivazione *... Se pensi che questo non sia possibile, inizia con "I + verbo nel presente": Vi chiedo cortesemente ...
Vorrei ricevere informazioni ...
Vorrei inviarvi un CV e una lettera di motivazione * .... L'email è parte di una relazione esistente con il tuo destinatario: Come concordato durante il nostro incontro,
Per seguire la nostra intervista, ...
Durante i nostri ultimi scambi, ...

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Il corpo della posta: una piramide rovesciata

Un piano piramidale invertito deve iniziare il suo testo con le informazioni principali del messaggio. Le informazioni principali sono spesso una copertina dell'argomento dell'e-mail. Le altre informazioni verranno quindi visualizzate in ordine decrescente di importanza. Perché? Perché la prima parte di una frase è migliore della seguente. Quindi, in una frase di 40 parole, manteniamo il 30% della prima parte e... Quasi nulla del secondo! Per quanto riguarda la redazione, il principio da ricordare è un paragrafo per idea secondaria, con un massimo di quattro paragrafi per la stessa email. Un paragrafo ha da 3 a 4 linee. L'email deve essere scritta: Con frasi brevi. Con frasi collegate tra loro collegando parole. Con frasi scritte in linguaggio comune e professionale: evita il gergo tecnico e la terminologia eccessivamente tecnica, a meno che tu non sia sicuro di essere "sulla stessa lunghezza d'onda" del tuo destinatario.
Si noti che oggi, sempre più e-mail vengono lette sugli smartphone. È quindi certo che la brevità delle frasi darà più conforto al destinatario.

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Come finisce una e-mail?

Il modulo di cortesia è richiesto in un'email? Sì! È importante, come per la lettera professionale, includere un breve modulo di cortesia alla fine della mail. Dimenticarlo potrebbe essere percepito come mancanza di cortesia.
La formula è adattarsi alla qualità del suo destinatario e al contesto dello scambio (più o meno formale).
Quindi, se " Buona giornata! "Vuole finire la posta a un collega," Cordiali saluti "o" Spero di vedervi "sarà più appropriato per una e-mail per un supervisore o un client (altri esempi alla fine di questo post). Le formule cordiali del tipo " ciao ", " baci ", " amicizie ", " a più ", " a + ", " altro " sono riservate esclusivamente alle persone che si conoscono particolarmente bene.

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La firma

In generale, nel contesto aziendale, il software di posta elettronica è impostato per inserire automaticamente una firma personalizzata alla fine delle e-mail. Se questo non è il caso, la tua firma deve includere il tuo nome e cognome e un numero di telefono .

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E infine......

Non possiamo mai dirlo abbastanza: Fai attenzione all'ortografia e alla sintassi delle tue email. Anche se un'e-mail è meno formale di una lettera, deve rispettare le regole. Evita le e-mail scritte in lettere maiuscole: secondo Netiquette, le lettere maiuscole corrispondono a commenti urlanti (e quindi totalmente inadatti in un contesto lavorativo). Il punti esclamativi, domanda e la sospensione devono essere utilizzati secondo le regole tradizionali di punteggiatura. Il "!!!!! »O« ?? !!! »Comunicare le tue emozioni. Inoltre, vengono spesso sostituiti da emoticon (o emoticon) o dai segni =) o - (che sono altrettanto inadatti sul posto di lavoro. Evita di sottolineare: i termini sottolineati sono riservati ai collegamenti ipertestuali. Dimentica il "CDLT" per il cordiale o "SLT" per i saluti, eccetto che con persone che conosci davvero (ma davvero) molto bene. Per gli altri, questo può essere percepito come un segno di maleducazione. E infine (soprattutto?), Rileggere il messaggio e controllare i destinatari prima di fare clic su " invia ".

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