Come smaltire le mail al ritorno dalle ferie

Tramite: O2O 06/10/2018
Difficoltà: facile
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Introduzione

Dopo un lungo periodo di lavoro, è assolutamente necessario prendersi una sosta. Le opportunità per riposarsi sono numerose, quali un viaggio di relax al mare o un weekend alle terme. Alcune persone non rinunciano comunque alla tecnologia, mentre altri preferiscono trascorrere le giornate senza compiere attività quotidiane. In questo secondo caso, i messaggi di posta elettronica si accumulano durante la pausa dal lavoro. Per questo motivo, al ritorno dalla vacanza estiva/invernale si ritrovano tante email da leggere. Quando si verifica questo piccolo inconveniente, bisogna ricercare un metodo di smaltimento efficace. All'interno del presente tutorial vediamo quindi come smaltire le mail al ritorno dalle ferie.

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Smistare i messaggi

Smaltire le mail al ritorno dalle ferie è un'impresa ardua, soprattutto se ci si assenta per lunghi periodi. Ma non bisogna lasciarsi prendere dal panico quando si apre la casella di posta elettronica al ritorno. La prima cosa da fare è evitare di aprire subito i messaggi. Se ci sono tante mail, è preferibile smistarle in base alla tipologia o alla data di ricezione. A tal proposito si potrebbero creare delle cartelle da aggiungere all'archivio. Ciascuna di esse avrà un titolo e conterrà i messaggi di posta legati a quella specifica dicitura. Se ad esempio abbiamo ricevuto delle newsletter, creiamo la cartellina omonima. Qui raduneremo tutte le newsletter ricevute e potremo passare alla lettura in un secondo momento. In alternativa, possiamo cercare i messaggi contrassegnati con il simbolo della priorità alta e spostarli nella cartella "Urgenti". Lo smistamento è a nostra discrezione ma è un passaggio necessario per fare ordine nella sezione relativa alla posta in arrivo.

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Dare priorità alle mail del capo

Appena riapriamo la casella di posta elettronica del lavoro, smaltire le mail al ritorno dalle ferie è la priorità. Però non sappiamo da dove cominciare, nonostante abbiamo suddiviso i messaggi in varie cartelle. Ebbene, c'è un secondo criterio che possiamo seguire. Per alleggerire il carico di messaggi, iniziamo da quelli ricevuti dal nostro capo. Sicuramente sono le mail più importanti, dal momento che provengono dal nostro principale. Iniziamo col leggerle tutte, una alla volta e da quella più datata a quella più recente. Dopo aver preso visione del contenuto, possiamo rispondere. Magari in un solo messaggio potremo racchiudere la risposta a più mail. Risparmieremo tempo e riusciremo così ad essere precisi nell'argomentare la nostra replica al capo. L'importante è fare una sintesi attenta delle cose a cui dobbiamo rispondere. Con pochi messaggi eviteremo anche al principale di leggere le repliche una ad una.

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Rispondere ai messaggi più brevi

Le mail che abbiamo ricevuto sono davvero tante e non sappiamo a quali dare priorità? Nessun problema, dopo aver risposto al capo possiamo usare un sistema alternativo per gli altri messaggi meno importanti. Per smaltire le mail al ritorno dalle ferie la cosa più comoda da fare è partire da quelle più brevi. Ovviamente è meglio leggere prima tutte le missive ricevute. Dopodiché potremo rispondere altrettanto brevemente. Andremo poi via via ad allungare il nostro messaggio di risposta a seconda della lunghezza di quello che riceviamo. La nostra risposta dipende molto dal contenuto. Ovviamente, laddove ci vengano richieste più cose, dovremo dilungarci maggiormente con la replica. Se invece la mail è lunga ma contiene una domanda diretta, non dobbiamo per forza replicare con un poema, Basterà rispondere in modo preciso e sintetico. Se vogliamo smaltire i messaggi più velocemente, cerchiamo di non rispondere a tutto lo stesso giorno. Prendiamoci più tempo per leggere e rispondere con attenzione. Le mail di lavoro non vanno liquidate in maniera sbrigativa, ricordiamocelo.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Dare sempre la precedenza ai messaggi ricevuti dal proprio capo per far vedere che si dà maggiore importanza alle sue comunicazioni.
  • Evitare di usare lo stesso ndirizzo per lavoro e comunicazioni personali.
Alcuni link che potrebbero esserti utili:

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