Come smistare automaticamente la posta in arrivo con Microsoft Outlook 2003

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

Chi riceve molta posta elettronica sa che, oltre alla posta utile, ogni giorno arrivano anche centinaia di mail inutili o meno importanti di altre. Per questo motivo, per non complicarci troppo la vita e dover leggere tutto ciò che ci viene inviato, è utile organizzare la nostra posta facendo sì che il nostro programma di posta elettronica la smisti all'arrivo in maniera automatica, senza che questo compito sgradito o difficoltoso tocchi a noi. In questa guida, in particolare andremo a vedere come smistare automaticamente la posta in arrivo con Microsoft Outlook 2003.

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Occorrente

  • Pc, eventualmente connessione Internet
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Per organizzare in modo efficiente la nostra casella di posta, serve impostare nel nostro programma dei filtri particolari che, individuando il mittente o l'oggetto della missiva, la indirizzino alla cartella più adeguata.
La prima cosa da fare è creare della cartelle nelle quali smistare la posta e lo potremo fare semplicemente cliccando con il tasto destro sulla voce "Posta in arrivo" del nostro menu e selezionando la voce "Nuova cartella". Ogni cartella creata può essere poi rinominata secondo la tipologia di mail da smistare e salvata dando l' "Ok".

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Una volta create tutte le cartelle che ci servono, bisognerà impostare delle regole che permettano al programma di smistare automaticamente la posta in arrivo. Per fare ciò dovremo andare alla voce "Strumenti", presente sulla barra degli strumenti in alto a destra e cliccare sull'opzione "Regole e avvisi". Si aprirà un nuovo menù denominato "Creazione guidata regole" tra le cui voci bisognerà spuntare il comando "Crea nuova regola" e successivamente "Controlla messaggi in arrivo". A questo punto occorrerà selezionare l'opzione "Inviato a utenti o liste di distribuzione" e nel riquadro che compare bisognerà inserire l'indirizzo di posta che vogliamo gestire, il quale andrà abbinato a una delle nuove cartelle create precedentemente. Una volta svolta questa operazione dovremo salvare la regola impostata cliccando prima su "Ok" e successivamente su "Avanti".

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Infine, selezionando il comando "Sposta il messaggio nella cartella specificata" e cliccando poi sulla cartella in questione, imposteremo una regola valida nel tempo per tutti i messaggi provenienti dallo stesso mittente, senza doverlo fare manualmente ogni volta. Per concludere basterà cliccare sul tasto "Fine" e uscire dal menu "Strumenti".
L'operazione può essere poi ripetuta per ogni mittente abituale, in modo che il programma di posta elettronica individui velocemente ogni mail arrivata e la indirizzi automaticamente alla cartella corrispondente.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • create un numero adeguato di cartelle

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