Come usare la stampa unione di Office

tramite: O2O
Difficoltà: media
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Introduzione

La Stampa Unione è una funzionalità offerta da Word per mettere insieme dati presenti su più file, anche creati con software applicativi diversi. Si può ricorrere alla stampa unione quando si ha necessità di stampare una serie di documenti (ad es. Lettere, buste, email, etichette, inviti, volantini pubblicitari, ecc...) con testo uguale, ma con sezioni specifiche personalizzate. Ecco come usare la stampa unione di Office in tre passi.

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Occorrente

  • computer, stampante, pacchetto Microsoft Office 2007
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Il primo passo è quello di preparare accuratamente i dati interessati dal processo di stampa unione. In questo senso è essenziale configurare il "documento principale" e il "file origine dati". Tali documenti possono essere creati prima di accedere alla funzione "Stampa Unione" e quindi il processo può essere iniziato utilizzando file già pronti e realizzati con applicativi di vario tipo. Per comporre il documento principale basterà editare il testo di base identico per ogni versione del documento che sarà unito. Il file origine dati invece può essere costituito da una tabella in word, un archivio excel, un elenco contatti di Outlook, un file di Access o anche un semplice file di testo. Un opzione molto facilitante è la creazione guidata messa a disposizione da Word, che permette di eseguire la stampa unione cliccando ogni volta su "Successivo" fino a completare tutti i passaggi richiesti. Si può accedere alla creazione guidata cliccando sulla scheda "lettere", poi selezionando "Inizia stampa unione" e infine scegliendo l'opzione "creazione guidata stampa unione".

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Il secondo passo è quello di inserire all'interno del documento principale i "campi unione", cioè le sezioni in cui le informazioni dovranno variare in base al file di origine dati. A questo scopo si deve utilizzare la scheda "Lettere" sulla barra multifunzione e poi nel gruppo di comandi "Inserisci campi" si potrà selezionare il tipo di "segnaposto" più adatto. Ogni campo apparirà contrassegnato nel documento principale da virgolette, che serviranno solo per distinguere le sezioni contenenti il testo variabile da quelle con il testo fisso. Tali virgolette infatti spariranno una volta che il documento principale sarà unito al file di origine dati.

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L'ultimo passo è quello di unire il documento principale con il file di origine dati. In questo modo le informazioni all'interno dei campi unione varieranno, rispettando i record del file di origine dati. Una volta inseriti i campi unione desiderati è opportuno visionare l'anteprima del risultato ottenuto per correggere eventuali errori. Poi, sempre sulla barra multifunzione, bisogna scegliere nel gruppo "Finalizza" prima il comando "Finalizza e unisci" e infine l'opzione "Stampa documenti". Si otterranno così tanti documenti, quanti sono i destinatari inclusi nel file di origine dati. I documenti realizzati con dati diversi in corrispondenza dei campi inseriti potranno anche essere inviati direttamente per email o semplicemente archiviati e stampati in un secondo momento.

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Consigli

Non dimenticare mai:
  • Avviate il processo di stampa unione con l'opzione "Creazione guidata": la procedura è molto intuitiva e vi farà risparmiare molto tempo.

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