Come usare Trello per l'organizzazione e la gestione

Ti senti sovraccaricato di lavoro e non riesci a riorganizzare le tue idee? Hai bisogno di qualcuno che ti organizzi la giornata di lavoro perché non riesci a capire da che punto iniziare? Beh, sei nel posto giusto allora, perché in questo guida impareremo come usare Trello, ovvero un programma creato appositamente per la gestione e organizzazione dei nostri lavori (project management). Vediamo dunque quali sono le principali caratteristiche di questo modernissimo e funzionale strumento.

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Trello, come detto in precedenza, è un programma creato per il project management ed è scaricabile da internet in maniera gratuita. È integrato insieme ad altri programmi commerciali, come dropbox, onedrive ed altri ancora e la sua grafica è molto intuitiva e semplice e bastano pochi passi per iniziare ad usarlo con estrema facilità. Questo programma è veramente stato ideato per risolvere i problemi delle persone con un mucchio di cose da svolgere, soprattutto per lavorare in squadra, dove per gestire determinati lavori, serve quanta più precisione e regole possibili. Ma andiamo a vedere come è strutturato questo programma.

Per garantire dunque la massima resa di ogni tipologia di lavoro, si può elaborare qualsiasi sistema affidandosi a Trello. Le sue funzioni possono essere brevemente sintetizzate dicendo che il sistema è in grado di prevedere due concetti base: quello della riduzione dei tempi di pianificazione e quello della ottimizzazione della qualità dei prodotti utilizzati. Trello è in grado dunque di gestire al meglio i tempi e le priorità: all'interno delle schede è infatti possibile utilizzare le date di scadenza, dando così priorità ad ogni lavorazione.

Per quanto riguarda il suo funzionamento, occorrerà per prima cosa cliccare sui campi personalizzati e aggiungerne ogni volta uno nuovo. Sarà inoltre possibile scegliere dalla lista il tipo di campo desiderato ed arricchirlo con una casella di controllo, una data, un elenco a discesa, un numero identificativo ed un testo. Infine, si potrà arricchire il tutto inserendo anche un campo delle priorità, magari assumendo per la gestione un elenco a discesa. All'interno dell'elenco sarà anche possibile immettere ulteriori utili opzioni, come alta, media e bassa.

Allora, Trello è un programma che si basa su tre punti fondamentali: la BOARD, che non è altro che un progetto dove vengono rappresentate tutte le operazioni da svolgere; il secondo punto, invece, le LIST che, invece, sono le task (azioni) principali, quelle più rilevanti da svolgere della board stessa e infine le CARD, che non sono altro che le singole task, ovvero le singole idee. Queste ultime (Card), possono essere spostate tranquillamente da una List all'altra semplicemente tramite un drag and drop, quando porteremo a termine i vari lavori o aggiornare la nostra board.

Quest'ultima può essere privata, oppure in condivisione con altri utenti, in questo caso nella sezione Comments and Activity esiste proprio una community, dove digitando la @ prima del nome dell'utente (come si fa su Facebook per taggare) si può iniziare a conversare con altri utenti del team, condividendo opinioni o file. Inoltre sul pulsante Add, si possono aggiungere altri utenti alla List, assegnando ad altre persone altri task e così via.

Infine e non per ultimo, concludiamo con il calendario, ebbene si, per gestire gli appuntamenti, le nostre scadenze o pagamenti, Trello ci da la possibilità di gestire un calendario con tanto di agenda personalizzata ad hoc. Questi che vi ho accennato sono solo alcune delle funzioni che Trello ci offre, lascio a voi la curiosità di navigare all'interno di questo programma, infatti ci sono ancora altre cose da scoprire. Inoltre la versione gratuita è limitata, esistono pacchetti a pagamento dove vengono inserite procedure ancora più professionali, quindi che dire, un programma perfetto che vi risolverà non pochi problemi. Cosa aspettate a scaricarlo.

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