Gestire una newsletter con Outlook

Chi lavora su Internet si ritrova prima o poi a dover gestire una newsletter, per mantenere aggiornati gli utenti del proprio blog oppure i clienti del suo negozio online: essa potrebbe sembrare un'operazione piuttosto facile da realizzare, ma in realtà è abbastanza delicata. Se siete, infatti, abituati a gestire le vostre email mediante un client, l'invio massivo di messaggi di posta elettronica non è proprio elementare, per il numero elevato di destinatari da gestire e perché non è professionale impiegare le "copie conoscenza" (cc). Nella seguente semplice e rapida guida che vi enuncerò nei passaggi successivi, vi spiegherò come bisogna gestire una newsletter con "Microsoft Outlook", tramite l'ausilio del software chiamato "GestNewsletter".

• Microsoft Outlook
• GestNewsletter
• PC con la connessione ad Internet

Innanzitutto, dovrete scaricare il programma informatico "GestNewsletter" all'indirizzo web "https://valeprog.it//Software/GestNewsletter.aspx" e, al termine del download, lanciare l'applicativo. Come potete vedere dalla fotografia ivi allegata, sono presenti due riquadri principali, di cui uno per la gestione della newsletter e l'altro per gestire i vari contatti: i pulsanti di quest'ultimo sono tutti intuitivi e l'unico da approfondire è la voce "Salva indirizzi email", che consente di salvare gli indirizzi email di tutti i messaggi di posta elettronica presenti in una determinata cartella di "Microsoft Outlook" e, quindi, è molto utile per iscrivere gli utenti alla vostra newsletter.

Il riquadro "Gestione Newsletter", invece, presenta tre pulsanti ed il primo di essi che dovrete premere è quello relativo alle "Impostazioni". Dopo aver cliccato, si aprirà una finestra di dialogo in cui sarete obbligati ad inserire i seguenti dati principali: il "Nome" da mostrare ai destinatari;
il vostro "Indirizzo email"; il server "SMTP" che verrà utilizzato per inoltrare i messaggi. Se per un uso "tradizionale" tale server fornito dal proprio provider è più che sufficiente, nel caso di un invio massiccio di messaggi di posta elettronica si possono riscontrare alcune problematiche: pertanto, vi consiglio vivamente di verificare gli eventuali limiti imposti dal vostro provider. In ogni caso, quasi tutti i programmi di posta elettronica consentono di creare regole o filtri per ordinare automaticamente i messaggi in cartelle diverse, in modo da poterli gestire separatamente.

Dopo aver salvato le impostazioni, preparate l'email che verrà spedita agli utenti della vostra newsletter e, per fare ciò, bisognerà soltanto salvare il messaggio tra le bozze di "Microsoft Outlook". Nel corpo dell'abbozzo, potrete inserire anche delle immagini e formattazioni di testo particolari, per rendere gradevole l'aspetto grafico. Dopodichè, sarete pronti per inviare la vostra newsletter: cliccando il pulsante presente nella schermata principale, verrà aperta la finestra di invio, dove dovrete selezionare la bozza preparata precedentemente e premere "Conferma". Cosi facendo, si aprirà una nuova finestra di dialogo, in cui dovrete selezionare la cartella "Contatti" di "Microsoft Outlook" di cui desiderate utilizzare gli indirizzi di posta elettronica. Confermando nuovamente, apparirà l'elenco delle email contenuti nella cartella che avete appena selezionato e, dopodichè, spuntate tutte le email oppure una parte di esse e premete prima il pulsante "Aggiungi" e poi la voce "Conferma", per spedire le varie electronic mail.

L'unico altro elemento da considerare è l'aggiunta di immagini alla newsletter. Il processo è leggermente diverso a seconda della versione di Outlook che utilizzate, ma segue gli stessi passaggi generali. Ecco come farlo nelle versioni più recenti di Outlook: aprite il modello di newsletter, scegliete l'opzione per formattare il testo e nelle sezione Formato, scegliete HTML. Fate clic sul cursore nel punto in cui desiderate inserire un'immagine e scegliete la voce Inserisci nel menu in alto. Nella sezione Illustrazioni, scegliete Immagini, quindi selezionate quella da inserire e cliccate su Inserisci. Dopo aver inserito un'immagine, potrete dimensionarla in base alla grandezza del testo selezionando un'opzione dalla sezione Opzioni di layout. Ad esempio, potete scegliere che l'immagine sia in linea con il testo, in modo che venga posizionata lungo la stessa riga di testo in cui è stata inserita; oppure scegliere che sia il testo ad autoregolarsi all'immagine, selezionando l'opzione Con disposizione testo.

• Alcuni antivirus potrebbero bloccare un eccessivo invio di email, per cui è meglio disabilitare temporaneamente il controllo delle email in uscita.
• Il server "SMTP" riveste un'importanza cruciale per chi deve affrontare l'invio di un numero elevato di email, per newsletter oppure email marketing.

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