Smart working: 10 strumenti per lavorare meglio

La pandemia ha costretto tutti a rivedere abitudini e quotidianità, compresa la propria giornata lavorativa. Abbiamo detto infatti addio alle lunghe ore di coda per raggiungere l'ufficio, addio alla pausa caffè con i colleghi ed alle riunioni in presenza. Mentre per alcuni questi cambiamenti sono stati più semplici ed immediati, per altri la nuova vita non è stata una passeggiata. In ogni caso non resta che attrezzarsi al meglio per affrontare questo periodo nuovo per l'intera società, magari con l'aiuto di strumenti e tecnologia. Per questo affrontiamo insieme una lista di 10 utilissimi strumenti per lavorare meglio in smart working.

La piattaforma di videocall Zoom è stata indubbiamente al centro del mondo lavorativo e non solo durante il lockdown. Anche coloro che non è avevano mai sentito parlare, sono ormai praticissimi nel configurare una riunione online. Zoom è infatti un'applicazione semplice ed intuitiva per effettuare videochiamate e riunioni di lavoro in assoluta semplicità. Inoltre è anche possibile con pochi click cambiare lo sfondo, così da preservare la privacy degli ambienti domestici.

Un altro strumento utilissimo per appuntamenti di lavoro e videochiamate e l'applicativo Google Meet offerto gratuitamente dal colosso del web. Il suo maggior pregio è quello di inviare inviti per le videochiamate in pochi istanti, semplicemente utilizzando l'indirizzo email degli altri utenti.

Collaborare con i propri colleghi senza scambiare file e documenti di ogni sorta è pressoché impossibile. Per questo motivo è sempre bene avere sotto mano uno strumento per archiviazione e condivisione dei file come Dropbox, che richiede solo un indirizzo email per ricevere spazio di storage e funzionalità utilissime.

Un ulteriore strumento per l'archiviazione e condivisione di file per il proprio lavoro è appunto Google Drive. Basteranno pochi click per caricare o condividere in cloud progetti e documenti, per poi permetterne l'accesso solo agli utenti indicati.

Lo smart working ha reso sempre più necessaria una corretta pianificazione degli orari di lavoro, senza la stringente giornata lavorativo d'ufficio. Ragion per cui uno strumento come Evernote permetterà di tenere tutti gli impegni sotto tracci e poi condividere mansioni e istruzioni con altri utenti.

A casa, è risaputo, le distrazioni si moltiplicano. Per questo motivo è necessario concentrarsi sul lavoro, magari suddividendo il lavoro in intervalli temporali come per la tecnica del pomodoro. Basteranno intervalli di concentrazione profonda di 25 minuti seguiti poi da 5 minuti di pausa, per vedere da subito crescere produttività e concentrazione.

Skype è da moltissimi anni un applicativo molto utilizzato per fare videochiamate magari con amici e parenti che si trovano all'estero. Ma da oggi abbiamo imparato ancor di più il suo ruolo predominante come strumento di lavoro. Ragion per cui è sempre bene averlo tra i programmi installati sul proprio laptop per avviare subito una videochiamata di lavoro.

Gli appuntamenti e le deadline sono sempre in agguato, e tenerne traccia non è mai semplicissimo. In questo ci aiuta Google Calendar che offre funzionalità e tag per tenere in calendario tutti gli impegni. Utile per essere più organizzati e produttivi in smart working.

Con Doodle potrete dire addio al problema di coordinare gli impegni di tante persone per trovare un unico momento per una riunione di lavoro. Doodle infatti funziona come una sorta di sondaggio che permette ad ogni utenti di indicare gli spazi della giornata disponibili, così da risparmiare tempo nell'organizzare una riunione.

Slack permette ai membri di un team o di un ufficio di comunicare in modo rapido e veloce, così da interagire in tempo reale e scambiare informazioni ed indicazioni sul lavoro da svolgere. Davvero utile soprattutto per attività di lavoro di gruppo.